ปัญหาที่พบในการจัดทำบัญชีด้วยซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์

          ถึงแม้ว่าในปัจจุบันนี้ บริษัทฯ ส่วนใหญ่่จะมีการเปลี่ยนระบบการบันทึกบัญชีด้วยมือมาเป็นระบบการบันทึกบัญชีด้วยซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์กันหมดแล้วแต่ใช่ว่าการบันทึกบัญชีด้วยซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์จะมีแต่ข้อดีเท่านั้น
          ปัญหาที่สำคัญในการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้กับงานบัญชีโดยทั่วไป จะมีดังนี้

  1. ความผิดพลาดของข้อมูลที่จะป้อนเข้าสู่ระบบ ผู้ใช้ต้องมีความมั่นใจว่าข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เป็นข้อมูลที่ถูกต้องร้อยเปอร์เซ็นต์จึงจะทำให้ได้ข้อมูลสารสนเทศที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพต่อธุรกิจ ดังนั้นความล้มเหลวของธุรกิจส่วนหนึ่งจึงมาจากข้อมูลที่ผิดพลาดนั่นเอง
  2. ความผิดพลาดของชุดคำสั่งงานที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ในบางครั้งขั้นตอนชุดคำสั่งงานอาจจะมีข้อผิดพลาดทำให้ไม่สามารถประมวลผลข้อมูลได้ถูกต้องถึงแม้ว่าข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่ระบบจะถูกต้องแต่บางครั้งชุดคำสั่งงานอาจผิดพลาดในลักษณะที่มองไม่เห็น ไม่สามารถที่จะประมวลผลต่าง ๆ โดยให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องได้ถ้าข้อมูลที่นำมาประมวลผลนั้นมีลักษณะพิเศษที่แตกต่างจากข้อมูลชุดอื่น ๆ ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในลักษณะนี้จะทำให้เกิดปัญหาที่ร้ายแรงตามมา
  3. ความไม่เข้าใจระหว่างผู้ใช้ (User) กับผู้เชี่ยวชาญ (Computer Professional) สาเหตุใหญ่ที่ทำให้การนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยงานภายในธุรกิจไม่ประสบความสำเร็จและไม่บรรลุวัตถุประสงค์ของธุรกิจเท่าที่ควร เนื่องมาจากความไม่เข้าใจกันระหว่างบุคลากรหรือผู้เชี่ยวชาญทางด้านคอมพิวเตอร์กับผู้ใช้ข่าวสารหรือข้อสนเทศว่าแต่ละฝ่ายต้องการอะไร ในบางครั้งผู้ใช้ไม่มีความเข้าใจเพียงพอว่าคอมพิวเตอร์สามารถทำงานอะไรได้ ในขณะเดียวกันผู้เชี่ยวชาญทางด้านคอมพิวเตอร์ก็ไม่เข้าใจลักษณะ และระบบธุรกิจได้ดีพอจึงไม่ทราบว่านำคอมพิวเตอร์ไปช่วยงานธุรกิจได้ดีที่สุดได้อย่างไร จึงจะทำให้ธุรกิจของผู้ใช้ประสบความสำเร็จในการทำงานได้มากที่สุด ปัจจุบันได้มีการสนับสนุนให้มหาวิทยาลัยต่าง ๆ ศึกษาวิจัยโครงการธุรกิจ เพื่อวิจัยดูว่าทำอย่างไรจึงจะลดช่องว่างระหว่างผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญทางด้านคอมพิวเตอร์ให้ลดลงได้
  4. ขาดการควบคุมและการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม ในปัจจุบันได้มีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานมากขึ้นตามลำดับ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการควบคุมและมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมมากขึ้น ควรมีมาตรการที่ควบคุมป้องกันมิให้ผู้ที่ไม่มีอำนาจเข้าไปใช้เครื่อง แต่ธุรกิจส่วนใหญ่มักจะเพิกเฉย และมักจะไม่ให้ความสำคัญกับเรื่องดังกล่าว หรือให้ความสำคัญน้อยมาก ผลที่ได้รับตามมาก็คือ ทำให้ข้อมูลผิดพลาดไปจากความเป็นจริง ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นจากความไม่ตั้งใจหรือตั้งใจที่จะทุจริตก็ได้
  5. ขาดความเป็นมาตรฐาน สาเหตุสืบเนื่องจากวงการคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นใหม่ ความเป็นมาตรฐานยังค่อนข้างต่ำ ทั้งนี้เพราะว่าเครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละบริษัทแต่ละรุ่นผู้ผลิตมักจะสร้างให้มีสิ่งพิเศษเฉพาะตัวและวิวัฒนาการทางด้านคอมพิวเตอร์ได้รุดหน้าไปรวดเร็วมาก แต่การพัฒนาในเรื่องการรักษามาตรฐานของเครื่องคอมพิวเตอร์ยังค่อนข้างช้า และในบ้างครั้งโปรแกรมยังไม่เป็นมาตรฐานอีกด้วยทั้งนี้เนื่องจากโปรแกรมสำเร็จรูปบางโปรแกรมสามารถนำไปใช้งานกับคอมพิวเตอร์ชนิดใดชนิดหนึ่งเท่านั้น แต่ไม่สามารถนำไปใช้กับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้ และแม้กระทั่งแนวความคิดในการเขียนชุดคำสั่ง เพื่อทำงานใดงานหนึ่งของนักเขียนโปรแกรมแต่ละคนก็ยังแตกต่างกันด้วย
  6. วัตถุประสงค์และเป้าหมายของงานไม่คงที่ และไม่แน่นอน คอมพิวเตอร์จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพถ้าระบบงานนั้นมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน คงที่แน่นอน และไม่เปลี่ยนแปลงไปตามสภาวการณ์ต่าง ๆ
  7. ผู้ใช้มีความกลัวและต่อต้านการเปลี่ยนแปลงระบบ โดยข้อเท็จจริงแล้วผู้ใช้ควรจะมีส่วนเกี่ยวข้องในการออกแบบ และนำระบบงานด้านคอมพิวเตอร์ไปทดสอบใช้งานเพราะว่าถ้าขาดผู้ใช้แล้วการจัดทำระบบข้อมูลก็จะไม่บรรลุผลสำเร็จลงไปได้ ทั้งนี้เพราะว่าผู้ใช้เป็นผู้กำหนดและให้ข้อมูลของระบบงานทั้งหมด จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้ใช้และบุคลากรทางด้านคอมพิวเตอร์ควรจะต้องมีความเข้าใจซึ่งกันและกันไม่ขัดแย้งกันเ พื่อให้การจัดทำระบบใหม่ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ประสบความสำเร็จตามที่ธุรกิจต้องการ

162 total views, 1 views today