กรณีศึกษาที่ 1 การรายงานทางบัญชีการเงินของบริษัท ลาซาล  จำกัด

บริษัท ลาซาล จำกัด จำกัดเป็นการให้ข้อมูลและประสบการณ์ในการทำงานของบริษัท ลาซาล จำกัด  เกี่ยวกับการรายงานผลการดำเนินงานการบริหารจัดการของ Financial and Corporate Control Department

ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับบริษัท

          เป็นบริษัทดำเนินธุรกิจผลิตชิ้นส่วนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์, โทรทัศน์สี และกล้องดิจิตอล เพื่อจำหน่ายทั้งในประเทศและต่างประเทศทั่วโลก

หน่วยงานของบริษัทแยกเป็นส่วนงานดังนี้

  1. Production Center
    • แผนกกล้องดิจิตอล (Digital Department)
    • แผนกโทรทัศน์สี (LCD Department)
    • แผนกเลนส์ (Lens Department)
    • แผนกชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ (Tuner Department)
    • แผนกวิศวกรรม (Engineer Department)
    • แผนกรับประกันคุณภาพ (Quality Assurance Department)
  2. Control Center
  • แผนกวางแผนการผลิต (Planning Department)
  • แผนกการเงินและการควบคุม (Financial and Corporate Control Department)
  • แผนกสารสนเทศ (Information System Department )
  1. Procurement and General Center
  • (แผนกจัดหาวัตถุดิบ (Sourcing Department)
  • (แผนกจัดซื้อวัตถุดิบ (Purchasing Department)
  • แผนกธุรการ (General Affair Department )
  • แผนกบุคคล (Human Resource Department)
  • แผนกฎหมาย (Regal and Incentive Department)

จากประสบการณ์การทำงานในบริษัท ลาซาล จำกัด ในเรื่องของรายงานทางการบริหาร บริษัทมีการประชุมในหลายระดับทั้งภายในองค์กร, ในระดับเอเชียและในระดับโลก ซึ่งทางกลุ่มได้รับอนุญาตให้นำข้อมูลรายงานเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารภายในองค์กรมาเผยแพร่เพื่อการศึกษาในวิชาอบรมสัมมนา แต่ทางผู้บริหารได้กำชับว่าข้อมูลดังกล่าวไม่สามารถเผยแพร่สู่ภายนอกได้ เนื่องจากเกรงว่าอาจเกิดผลกระทบในทางลบแก่บริษัทได้ ซึ่งทางกลุ่มไม่ได้นำรายงานและข้อมูลดังกล่าวมาแนบไวในรายงานฉบับนี้ แต่ได้ทำการสรุปขั้นตอนในการประชุมและการจัดทำรายงานเพื่อการรายงานต่อผู้บริหารของบริษัทดังกล่าวไว้ดังต่อไปนี้

รายงานเพื่อการบริหาร (Reporting for Management)

          การจัดทำรายงานเพื่อการบริหาร (Reporting for Management) มีการจัดทำเพื่อการประชุมกับผู้บริหารดังต่อไปนี้

  1. การประชุม AMM (Approval Monitoring Meeting) เป็นการประชุมประจำสัปดาห์ โดยจะมีการจัดประชุมทุกวันจันทร์เพื่อให้ผู้จัดการแต่ละแผนกรายงานในเรื่องที่ต้องการขออนุญาตเพื่อทำการปฏิบัติงานที่เป็นกรณีพิเศษจากการดำเนินงานตามปกติ หรือเพื่อต้องการรายงานการจ่ายเงินที่เกินจากนโยบายที่กำหนดไว้
  2. การประชุม BOM (Board of Management) เป็นการประชุมประจำสัปดาห์ โดยจะมีการจัดประชุมทุกวันจันทร์เพื่อให้ผู้จัดการแต่ละแผนก ในส่วนของ Production Center รายงานผลการดำเนินหรือความผิดปกติในเรื่องที่เป็นสาระสำคัญในแต่ละสัปดาห์ และความคืบหน้าของโปรเจ็คของแต่ละโปรเจ็ครวมถึงข้อมูลหรือข่าวสารของแต่ละแผนกที่ต้องการเผยแพร่ต่อระดับผู้จัดการของแต่ละแผนกเพื่อนำไปถ่ายทอดสู่พนักงานระดับปฏิบัติการต่อไป
  3. การประชุม PRM (Performance Review Meeting) เป็นการประชุมประจำเดือน โดยจะมีการจัดประชุมประมาณต้นสัปดาห์ที่สองของทุกเดือนเพื่อทำการรายงานผลการดำเนินของแต่ละแผนก และผลการดำเนินงานภาพรวมของบริษัท ว่าเป็นไปเป้าหมายที่ได้ทำการกำหนดไว้หรือไม่อย่างไร
  4. การประชุม Budgeting Policy เป็นการประชุมในระดับเอเชีย ปีละสองครั้ง ผู้บริหารของสำนักงานใหญ่จะให้กลยุทธ์และเป้าหมายรวมถึงทิศทางของธุรกิจในแต่ละปี เพื่อให้บริษัทนำกลยุทธ์, ทิศทางและเป้าหมายในการนำมาจัดทำงบประมาณประจำปีของบริษัท

ขั้นตอนการทำรายงาน

  1. การประชุม AMM (Approval Monitoring Meeting) แผนกที่ต้องการขออนุญาตเพื่อทำการปฏิบัติงานที่เป็นกรณีพิเศษจากการดำเนินงานตามปกติ หรือเพื่อต้องการรายงานการจ่ายเงินที่เกินจากนโยบายที่กำหนดไว้นั้นต้องจัดทำรายงานสำหรับขอ approve จากผู้บริหารโดยผู้จัดทำรายต้องกำหนดหัวข้อ และนำเสนอจำนวนเงินที่ต้องการทำจ่ายเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้ ถ้าเกินจากงบประมาณที่ตั้งไว้หรือไม่เคยมีการตั้งงบประมาณมาก่อน ต้องรายงานถึงเหตุผลดังกล่าวด้วย และต้องนำเสนอข้อมูลหรือโครงการที่ต้องการดำเนินการดังกล่าว ซึ่งถ้ามีระยะเวลายาวต้องมี Action plan นำเสนอด้วย
  2. การประชุม BOM (Board of Management) จะต้องมีการเตรียมทุกแผนกในส่วนของ Production Center จะต้องนำเสนอเกี่ยวกับ แนวโน้มยอดขายและยอดการผลิต ว่ามีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร และปัญหาที่พบในพื้นที่ของการผลิต รายงานการปรับปรุงขั้นการทำงาน และในส่วนของโปรเจ็ค หัวหน้าโปรเจ็คต้องรายงานความคืบหน้าของโปรเจ็คว่าเป็นไปตาม Schedule ที่กำหนดไว้หรือไม่ สามารถประสบผลสำเร็จ หรือรายงานปัญหาที่พบในการทำโปรเจ็ค เป็นการประชุมประจำสัปดาห์ โดยจะมีการจัดประชุมทุกวันจันทร์เพื่อให้ผู้จัดการแต่ละแผนกรายงานผลการดำเนินหรือความผิดปกติในเรื่องที่เป็นสาระสำคัญในแต่ละสัปดาห์ และความคืบหน้าของโปรเจ็คของแต่ละโปรเจ็ครวมถึงข้อมูลหรือข่าวสารของแต่ละแผนกที่ต้องการเผยแพร่ต่อระดับผู้จัดการของแต่ละแผนกเพื่อนำไปถ่ายทอดสู่พนักงานระดับปฏิบัติการต่อไป
  3. การประชุม PRM (Performance Review Meeting) หลังจากที่แผนกบัญชีทำการปิดงบรายเดือนเสร็จแล้ว จะทำการส่งข้อมูลไปให้ยังผู้จัดการของแต่ละแผนก เพื่อให้แต่ละแผนกเตรียมวิเคราะห์และจัดทำรายงานเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณของแต่ละแผนกเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร ส่วนแผนกไฟแนนซ์และการควบคุมต้องทำการสรุปข้อมูลของบริษัทเพื่อทำการวิเคราะห์และจัดทำรายงานเปรียบเทียบงบการเงินรายเดีอนที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้ว่าแตกต่างกันเนื่องจากปัจจัยใด โดยแยกเป็นส่วนของหหลักของการรายงานดังนี้คือ (บางเดือนผู้บริหารอาจมีการขอให้รายงานเพิ่มเติมในบางส่วน ซึ่งจะไม่ได้กล่าวถึงในรูปเล่มรายงาน)
    • รายงานการเปลี่ยนแปลงจำนวนเงินและปริมาณ ของการผลิตและยอดขายระหว่างงบประมาณ การประมาณการและที่เกิดขึ้นจริง
    • รายงานการวิเคราะห์ปัจจัยของผลต่างของกำไรระหว่างงบประมาณ ประมาณการ และที่เกิดขึ้นจริง
    • รายงานวิเคราะห์ปัจจัยหรือสาเหตุของผลต่างของค่าใช้จ่ายในการผลิตระหว่างงบประมาณ และที่เกิดขึ้นจริง
    • ผลการดำเนินโดยดูจากตัวชี้วัดของบริษัท คือ ต้นทุนค่าใช้จ่ายโรงงานต่อชั่วโมง ว่าเป็นไปตามที่กำหนดในงบประมาณได้หรือ
    • รายงานเกี่ยวกับกระแสเงินสดและเงินกู้ยืมของบริษัท
    • รายงานอื่น ๆ เช่น แนวโน้มของตัวชี้วัดของบริษัท
  4. การประชุม Budgeting Policy ก่อนมีการจัดทำงบประมาณผู้จัดการแผนกไฟแนนซ์และการควบคุมจะต้องไปประชุมที่สำนักงานเพื่อนำนโยบายและทิศทาง รวมถึงเป้าหมายในการจัดทำงบประมาณของแต่ละปีจากสำนักงานใหญ่ จากนั้นนำข้อมูลดังกล่าวมาจัดทำรายงานวิสัยทัศน์ และหน้าที่ รวมถึงเป้าหมาย เพื่อนำมารายงานให้กับคณะผู้บริหารและผู้จัดการของแต่ละแผนกได้ทราบถึงทิศทางของปีต่อไป

136 total views, 1 views today