กรณีศึกษาที่ 3 การรายงานทางบัญชีการเงินของบริษัท เอกมัย จำกัด

 เป็นการให้ข้อมูลและประสบการณ์ในการทำงานในบริษัท เอกมัย จำกัด เกี่ยวกับการรายงานการบริหารจัดการ

ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับบริษัท

เป็นบริษัท ให้บริการทางด้านการเงิน โดยหลัก ๆ มีการให้บริการในด้าน

• สินเชื่อส่วนบุคคล
• บัตรเครดิต

หน่วยงานของบริษัทแยกเป็นส่วนงาน ดังนี้

• ด้านการตลาด
• ด้านการปฏิบัติงาน แบ่งเป็น การให้บริการลูกค้า การวิเคราะห์และการอนุมัติบัตรเครดิตและสินเชื่อต่าง ๆ การอนุมัติรายการ การจ่ายเงิน การรับชำระเงิน การส่งใบแจ้งหนี้ การออกบัตรเครดิต การจัดเก็บเอกสาร การรับข้อร้องเรียนต่าง ๆ ทั้งจากลูกค้าและร้านค้าต่าง ๆ การติดตามและเร่งรัดหนี้สิน การตรวจสอบการทุจริต และการรักษาความปลอดภัย
• ด้านการพนักงานและสวัสดิการ
• ด้านการบริหารจัดการทางการเงินและการบัญชี ยัง
• ด้านการบริการจัดการด้านความเสี่ยง
• ด้านกฎหมายและการประสานงานกับองค์กรภายนอกบริษัท
• ด้านการตรวจสอบภายใน

โครงสร้างของบริษัทมีการบริหารจัดการ สามารถแยกได้ ดังนี้

1. SMT หรือ Senior Management Team ซึ่งประกอบด้วย CEO, CFO, COO, CRO, HR Leader, Legal & Compliance, MD ของแต่ละบริษัท เป็นในรูปของนโยบายระดับองค์กร
2. ผู้บริหารระดับสูง คือ CEO, CFO, COO, CRO, HR Leader, Legal & Compliance, Internal Audit เป็นในรูปนโยบายระดับสายงานและปฏิบัติงาน
3. ผู้บริหารระดับกลาง คือ ผู้บริหารระดับผู้อำนวยการขึ้นไป เป็นในลักษณะระดับปฏิบัติการ
4. ผู้บริหารระดับล่าง คือ ตั้งแต่ระดับผู้ช่วยผู้อำนวยการถึงผู้จัดการ เป็นในลักษณะระดับปฏิบัติการ

รายงานทางการบริหาร

ในการรายงานในครั้งนี้จะขอยกตัวอย่าง ทางด้านการปฏิบัติงานและเป็นหน่วยงานหน่วยงานหนึ่งภายใต้หน่วยงานนี้เท่านั้น ซึ่งจะเป็นหน่วยงานลำดับที่ 4 ดังที่จะได้กล่าวถึงในลำดับถัดไป

การบริหารจัดการด้านการปฏิบัติงาน

การบริหารจัดการด้านการปฏิบัติงานนั้น จะบริหารและควบคุมการจัดการโดย COO ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับล่าง ซึ่งรายงานตรงต่อ CEO และ COO ตามลำดับ ด้านการปฏิบัติงานนั้น ประกอบด้วยหน่วยงานย่อยดังนี้

1. การให้บริการลูกค้า
2. การวิเคราะห์และการอนุมัติสินเชื่อและบัตรเครดิต
3. การอนุมัติวงเงิน
4. การให้บริการด้านการปฏิบัติงานรวม ประกอบด้วย
   • การออกบัตร
   • การออกใบแจ้งหนี้
   • การรับชำระเงิน
   • การจ่ายเงิน
   • การจัดเก็บเอกสาร
5. การติดตามรายการทุจริต
6. การควบคุมและรักษาความปลอดภัย
7. การรับข้อร้องเรียนจากลูกค้าและการพัฒนาคุณภาพการให้บริการแก่ลูกค้า
8. การติดตามเร่งรัดหนี้สิน

ลักษณะรูปแบบรายงานการบริหารจัดการ

1. แบบรายวัน รายเดือน หรืออื่น ๆ
2. แบบลักษณะพิเศษตามที่ผู้บริหารต้องการ

รายงานเพื่อการจัดการนั้น ส่วนใหญ่จะเป็นไปเพื่อมุ่งเน้นในเรื่องของควบคุมการปฏิบัติงานเป็นไปตามนโยบายของบริษัท การควบคุมค่าใช้จ่าย หรือแม้แต่จะช่วยในเรื่องของการจัดการการทำงานในแต่ละขั้นตอนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยอาจจะต้องมีการพัฒนาระบบงาน หาระบบงานที่จะช่วยในการทำงานให้ดียิ่ง ๆ ขึ้นไป ทั้งนี้ต้องสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าและดำเนินการอย่างถูกต้องตามข้อกฏหมายที่องค์กรของรัฐกำหนดไว้ และต้องดำเนินการภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัดในแต่ละงาน ส่วนรูปแบบของรายงานมีทั้งส่วนที่เป็นไปตามรายวัน รายเดือน หรือแล้วแต่ทางผู้บริหารต้องการ หรืออาจเป็นการพัฒนารูปแบบให้ดูง่าย สะดวกในการจัดทำ เพื่อการบริหารจัดการในระดับสูง ๆ ขึ้นไป

การรายงานการบริหารการจัดการส่วนใหญ่ในแต่ละหน่วยงานในฝ่ายปฏิบัติการจะมีตัววัดในการปฏิบัติงานในแต่ละหน่วยงาน เรียกว่า KPI  (Key Process Indicator) ดังนั้น แต่ละหน่วยงานจะต้องควบคุมและบริหารจัดการในหน่วยงานของตนเองให้เป็นไปตามกรอบของตัวชี้วัด ของตนเอง การจัดทำรายงานของแต่ละหน่วยงานนั้นสามารถจัดทำได้โดยใช้ระบบเป็นตัวจัดทำรายงาน หรือเป็นแบบไม่ได้ใช้ระบบขึ้นอยู่กับหน่วยงานนั้นๆจะจัดทำรายงานโดยใช้แบบใด

หน่วยงานที่ 4 การให้บริการด้านการปฏิบัติงานรวมนั้นควบคุมและบริหารงานโดยผู้บริหารระดับล่าง คือ ระดับผู้ช่วยผู้อำนวยการ โดยรายงานตรงต่อ COO ในหน่วยนี้ มีรูปแบบที่เป็นการรายงานแบบรายวันและรายเดือน รูปแบบการรายงานการบริหารการจัดการแบบรายวันเป็นการใช้ควบคุมการปฏิบัติงานเพื่อให้เป็นไปตาม KPI ของหน่วยงาน ยกตัวอย่างเช่น การออกบัตรเครดิตให้กับลูกค้าจะต้องดำเนินการออกบัตรให้กับลูกค้า ภายใน 2 วันหลังจากที่มีการส่งข้อมูลการผลิตบัตรให้กับผู้รับจ้างการผลิตบัตรให้ รายงานที่จัดทำมีการวัดตั้งแต่ การส่งข้อมูล การออกรายงานเพื่อการกระทบยอดของจำนวนบัตรก่อนการผลิตบัตรระหว่างบริษัทและผู้รับจ้าง เมื่อมีการยืนยันยอดถูกต้องจึงจะให้ผู้รับจ้างดำเนินการผลิตบัตร และเมื่อทำการผลิตบัตรต้องมีการควบคุมคุณภาพของบัตรที่ผลิต 100 % จึงจะดำเนินการจัดส่งให้กับลูกค้า ทั้งนี้ต้องดำเนินการภายใน 2 วันโดยยึดจากวันประทับตราการจัดส่งโดยไปรษณีย์ การจัดทำรายงานก็ไม่ได้มีรูปแบบที่ยุ่งยากนัก จัดทำโดย ตาราง excel ง่าย ๆ หากมีการคลาดเคลื่อนไม่เป็นไปตามที่กำหนดต้องมีการชี้แจงถึงสาเหตุและการดำเนินการเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในอนาคต เป็นต้น นอกจากการวัดดังกล่าวแล้วนั้นจะมีการจัดทำรายงานในเรื่องของค่าใช้จ่ายเป็นการควบคุมโดยการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้นกับงบประมาณที่ตั้งไว้ ซึ่งค่าใช้จ่ายโดยหลักที่ไม่รวมค่าใช้จ่ายในเรื่องของคนนั้น จะเป็นค่าจัดพิมพ์บัตร และค่าไปรษณีย์ สามารถที่จะนำมาใช้เป็นเครื่องมือในเรื่องของการควบคุมค่าใช้จ่ายได้ ในหน่วยนี้ว่า มีสูงหรือต่ำไปอย่างไร และสามารถที่จะหาแนวทางที่จะลดค่าใช้จ่ายให้น้อยลงได้อย่างไร

155 total views, 1 views today