ปัจจัยที่ควรคำนึงในการเสนอรายงานต่อผู้บริหาร

ปัจจัยที่ควรจะต้องคำนึงถึง ในการจัดทำรายงาน เพื่อจะให้รายงานที่จัดทำขึ้นก่อให้เกิดความเข้าใจอันดีต่อใช้ปัจจัยดังกล่าวได้แก่

  1. รายงานที่ทำขึ้นต้องทันต่อเวลา รายงานภายในที่ทำขึ้นต้องทำอย่างรวดเร็วเพื่อให้ทันต่อเวลา โดยปกติแล้วผู้อำนวยการวางแผนและควบคุมต้องรีบทำรายงานให้ทันเวลาโดยไม่ต้องรอให้ข้อมูลครบถ้วนในกรณีที่ข้อมูลล่าช้า โดยเฉพาะรายงานเพื่อควบคุม (Control report)
  2. รายงานจะต้องง่ายและชัดเจน รายงานที่จัดทำขึ้นต้องพยายามหลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์ทางบัญชี และการจัดรูปแบบที่ซ้ำซ้อน
  3. รายงานจะต้องทำตามความคุ้นเคยของผู้รับรายงาน เช่น การรายงานเกี่ยวกับการใช้ปัจจัยในการผลิต มักจะต้องใช้ปริมาณมากกว่าจำนวนเงิน ดังกล่าวถึงวัตถุทางตรงที่ใช้ในการผลิต ฝ่ายบริหารจะคุ้นเคยกับการให้ข้อมูลเป็นหน่วยของปริมาณมากกว่าจำนวนเงินอัตราการหมุนเวียนของสินค้าก็ไม่ทำให้เกิดความเข้าใจเท่ากับอธิบายถึงจำนวนวัน โดยเฉลี่ยที่สินค้าคงค้างอยู่ในคลังสินค้า
  4. รายงานที่ทำขึ้นนั้นควรเสนอข้อมูลตามลำดับเหตุการณ์ เช่นรายงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในฐานะการเงิน ควรจะแสดงถึงการเปลี่ยนแปลง แล้วจึงตามด้วยสาเหตุแห่งการเปลี่ยนแปลง
  5. รายงานจะต้องถูกต้อง การรายงานด้วยข้อมูลที่ผิดพลาดก่อให้เกิดความไม่มั่นใจแก่ผู้ใช้รายงาน นอกจากนั้นยังทำให้เกิดความเสียหายอีกด้วย
  6. รูปแบบของการรายงานควรจะให้เหมาะสมกับความคุ้นเคยของผู้ใช้ รายงานอาจจะแสดงในรูปตารางสถิติ กราฟ รูปภาพ ซึ่งขึ้นอยู่กับความคุ้นเคยและความพอใจของผู้ใช้
  7. การรายงานควรจะจัดทำเป็นมาตรฐานเดียวกัน การออกแบบ ขนาดลำดับรายการของรายงาน ควรจะเหมือนกัน เพื่อก่อให้เกิดความคุ้นเคย เกิดความสะดวกในการเปรียบเทียบและจัดเก็บ
  8. การรายงานควรจะออกแบบตามความเห็นของฝ่ายบริหาร ไม่ใช่ความเห็นของนักบัญชี นั่นคือรายงานที่ทำขึ้นต้องสอดคล้องกับนโยบายของฝ่ายบริหาร
  9. รายงานต้องมีประโยชน์ โดยเฉพาะประโยชน์ต่อฝ่ายบริหาร
  10. การจัดทำรายงานต้องคำนึงถึงต้นทุน โดยเปรียบเทียบกับประโยชน์ที่ได้รับไม่ควรจัดทำรายงานที่สมบูรณ์แต่ใช้ต้นทุนสูงมาก ซึ่งอาจจะไม่ได้ให้ประโยชน์ต่อผู้รับเท่าที่ควร
  11. การจัดทำรายงานต้องทำด้วยความระมัดระวัง โดยเฉพาะรายงานที่ทำเสนอผู้บริหารระดับสูงจะต้องตรวจสอบด้วยความระมัดระวัง เพราะถ้าผิดพลาดจะก่อให้เกิดความเสียหายขึ้นอย่างมาก

131 total views, 1 views today