BLOG 3(26-9-62) ประเภทและความน่าเชื่อถือของหลักฐานการตรวจสอบภายใน

BLOG 3(26-9-62) ประเภทและความน่าเชื่อถือของหลักฐานการตรวจสอบภายใน ตามที่ได้กล่าวมาแล้วว่าหลักฐานการตรวจสอบภายใน คือ สารสนเทศที่เป็นข้อเท็จจริงซึ่งผู้ตรวจสอบภายในรวบรวมขึ้นเพื่อพิสูจน์ หรือสนับสนุนสิ่งตรวจพบและเป็นแนวทางในการให้ความคิดเห็นและข้อเสนอแนะจากการตรวจสอบภายใน โดยข้อเท็จจริง ข้อมูลหรือหลักฐานดังกล่าวได้มาจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในหน่วยงานที่ตรวจสอบ แหล่งภายนอก หรือจากการปฏิบัติงานโดยอิสระของผู้ตรวจสอบภายใน และเนื่องจากสารสนเทศหรือหลักฐานการตรวจสอบภายในมีความหลากหลายทั้งชนิด ปริมาณและแหล่งที่มา ผู้ตรวจสอบภายในจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องประเภทของหลักฐานการตรวจสอบภายในและความน่าเชื่อถือซึ่งจะได้อธิบายในรายละเอียดต่อไป ประเภทของหลักฐานการตรวจสอบภายใน หลักฐานการตรวจสอบภายในแบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 4 ประเภทดังนี้ 1. หลักฐานเอกสาร (Documentary Evidence) 2. หลักฐานคำรับรอง (Testimonial Evidence) 3. หลักฐานการวิเคราะห์ (Analyitcal Evidence) 4. หลักฐานสภาพจริง (Physical Evidence) หลักฐานการตรวจสอบภายในแต่ละประเภท อธิบายได้ดังนี้ 1. หลักฐานเอกสาร หมายถึง หลักฐานในรูปเอกสาร ที่ได้มาจากภายในหรือภายนอกหน่วยงานที่ตรวจสอบก็ได้ หลักฐานเอกสารเป็นรูปแบบธรรมดาที่สุดของหลักฐานการตรวจสอบ ซึ่งสามารถรวบรวมได้ง่าย และมีค่าใช้จ่ายไม่มากนัก เนื่องจากเป็นสิ่งที่ได้จัดทำหรือได้มาในการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ขององค์กร ดังตัวอย่างที่ 11.2 ตัวอย่างที่ 11.2 หลักฐานเอกสารที่จัดทำหรือได้มาในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ กิจกรรมทางธุรกิจ หลักฐานเอกสาร การจัดซื้อ – ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งสั่งซื้อของหน่วยงานผู้ใช้ที่ได้รับอนุมัติ สัญญาใบเสนอราคาของผู้ขาย หนังสือแจ้งประกวดราคาไปยังผู้ขาย ใบรับประกันคุณภาพจากผู้ขาย เป็นต้น การขาย – ใบขออนุมัติแต่งตั้งลูกค้า สัญญาการแต่งตั้งเป็นผู้แทนจำหน่าย หนังสือจดทะเบียนของลูกค้า ใบอนุมัติส่วนลด ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า หลักฐานการอนุมัติวงเงินสินเชื่อแก่ลูกค้า บันทึกการประชุมคณะกรรมการสินเชื่อ ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น การจัดส่งสินค้า – สัญญาของผู้รับเหมาขนส่ง ใบกำกับขนส่ง บันทึกการเรียกร้องค่าสินค้าเสียหาย เป็นต้น การบริหารคลังสินค้า – ใบจ่ายสินค้า ใบรับสินค้าสำเร็จรูปเข้าคลัง Stock Card รายงานการรับ-จ่ายสินค้าประจำวัน ใบอนุมัติสินค้าแตกเสียหาย รายงานการตรวจนับสินค้า กรมธรรม์ประกันภัย เป็นต้น การบัญชีและการเงิน – ใบสำคัญบันทึกบัญชี และเอกสารหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี ใบแจ้งยอดบัญชีเงินฝากธนาคาร เป็นต้น จากตัวอย่างข้างต้นจะเห็นได้ว่า ในกระบวนการปฏิบัติงานมีหลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องมากมายหลายชนิด ซึ่งผู้ตรวจสอบภายในต้องทราบว่า จะนำเอกสารชนิดใดมาใช้เป็นหลักฐานการตรวจสอบภายใน โดยพิจารณาจากวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบภายในที่กำหนดไว้และความน่าเชื่อถือของหลักฐานที่จะนำมาใช้ ข้อควรระวังในการใช้หลักฐานเอกสาร 1) หลักฐานเอกสารไม่สามารถใช้พิสูจน์สภาพหรือความมีอยู่จริง เช่น เอกสารใบรับสินค้าไม่สามารถพิสูจน์สภาพของสินค้าหรือความมีอยู่จริงของสินค้าได้ ผู้ตรวจสอบภายในจึงต้องใช้วิธีการตรวจสอบภายในอื่นด้วย เช่น การตรวจนับของจริง เป็นต้น 2) เอกสารต้นฉบับอาจถูกต่อเติมแก้ไข และกรณีเป็นสำเนาภาพถ่ายอาจถูกดัดแปลงไม่ตรงกับต้นฉบับจริง ผู้ตรวจสอบภายในจึงควรสอบทานความเชื่อถือได้ของหลักฐานเอกสารนั้น ๆ ก่อนนำมาใช้ 2. หลักฐานคำรับรอง หมายถึง หลักฐานที่ได้มาจากการสอบถามหรือสัมภาษณ์และอยู่ในรูปของความเห็นหรือการรับรู้ของบุคคลผู้ให้หลักฐานนั้น ตัวอย่างของหลักฐานชนิดนี้ เช่น การยืนยันยอดลูกหนี้เจ้าหนี้ คำรับรองคุณภาพสินค้า การให้ความเห็นในฐานะผู้เชี่ยวชาญ รวมไปถึงการให้คำรับรองของเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบภายใน เช่น ลงนามรับรองยอดตรวจนับเงินสด หรือสินค้าคงเหลือร่วมกับผู้ตรวจสอบภายใน การขอคำรับรองนั้นผู้ตรวจสอบภายในอาจทำโดยการสอบถามด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังบุคคลผู้ให้หลักฐานนั้นก็ได้ สำหรับหลักฐานคำรับรองโดยผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ประกอบวิชาชีพ เช่นผลการพิสูจน์คุณภาพจากสถาบันที่ได้รับคำรับรองจากภาครัฐ ผลการพิสูจน์หลักฐานจากกองพิสูจน์หลักฐานกรมตำรวจ เป็นต้น หลักฐานคำรับรองประเภทนี้ถือเป็นหลักฐานที่มีน้ำหนัก น่าเชื่อถือ ผู้ตรวจสอบภายในสามารถนำมาใช้โดยไม่จำเป็นต้องพิสูจน์ซ้ำอีก ข้อควรระวังในการใช้หลักฐานคำรับรอง 1) หลักฐานคำรับรอง อาจไม่ให้หลักฐานที่สมบูรณ์ในตัวเอง เนื่องจากผู้ตอบมีอคติ หรือส่วนได้เสีย ดังนั้น หลักฐานคำรับรองจึงถือว่าเป็นหลักฐานเบื้องต้นที่ผู้ตรวจสอบภายในต้องพิสูจน์ข้อเท็จจริงด้วยวิธีการตรวจสอบอื่น 2) อาจเกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน ไม่ตรงกันระหว่างผู้ตรวจสอบภายในกับผู้ให้คำรับรองในข้อความที่สอบถามหรือต้องการขอคำรับรอง เช่น การให้คำรับรองยอดลูกหนี้ ที่ผู้ตรวจสอบภายในต้องการ ณ งวดบัญชีใดบัญชีหนึ่ง ซึ่งย้อนหลังจากงวดเวลาปัจจุบัน ในขณะที่ลูกหนี้แจ้งยอดหนี้ ณ งวดปัจจุบัน ทำให้ผู้ตรวจสอบภายในอาจสรุปข้อเท็จจริงผิดไปจากความเป็นจริงหรือต้องเสียเวลาในการกระทบยอดรายการ 3. หลักฐานการวิเคราะห์ หมายถึง หลักฐานที่ได้มาจากการเปรียบเทียบความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลหรือสิ่งที่ผู้ตรวจสอบภายในต้องการเปรียบเทียบ เช่น มาตรฐาน กฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับ การปฏิบัติงานครั้งก่อน เป็นต้น เพื่อบ่งชี้ถึงความคลาดเคลื่อน ความเปลี่ยนแปลง และความสัมพันธ์ที่เบี่ยงเบนไปจากที่คาดการณ์ไว้ เพื่อให้ผู้ตรวจสอบภายในสอบทานหาหลักฐานอื่นมาพิสูจน์ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งหาสาเหตุของความไม่สอดคล้องนั้น เช่น ผู้ตรวจสอบภายในวิเคราะห์ความสัมพันธ์ของรายการที่เกี่ยวข้องของเงินกู้กับดอกเบี้ยจ่าย หรือเปรียบเทียบต้นทุนและยอดขายในงวดเดียวกันของปีปัจจุบันกับปีก่อน เป็นต้น ข้อควรระวังในการใช้หลักฐานการวิเคราะห์ 1) หลักฐานการวิเคราะห์ให้ข้อมูลแก่ผู้ตรวจสอบภายในในลักษณะเป็นภาพคร่าว ๆ ไม่ได้ข้อสรุปในตัวเอง 2) หลักฐานการวิเคราะห์จะเป็นประโยชน์ก็ต่อเมื่อผู้ใช้สามารถอ่านและแปลความหมายข้อมูลหรือผลลัพธ์ที่ได้อย่างถูกต้อง ดังนั้น จึงเหมาะสมกับผู้ที่มีความรู้หรือประสบการณ์เท่านั้น 4. หลักฐานสภาพจริง หมายถึง หลักฐานที่ได้จากสภาพจริงทางกายภาพของบุคคล สินทรัพย์ และเหตุการณ์ ซึ่งผู้ตรวจสอบภายในรวบรวมจากการสังเกตการณ์ การตรวจนับ ตลอดจนการใช้สามัญสำนึกของผู้ตรวจสอบภายในเอง เช่น หลักฐานการสังเกตการณ์การปฏิบัติงานจริงของเจ้าหน้าที่คลังสินค้าในการรับ-จ่ายสินค้าจากคลัง หลักฐานการตรวจนับสินทรัพย์ เงินสดหรือสินค้าคงเหลือ หลักฐานสภาพจริงเป็นหลักฐานที่ผู้ตรวจสอบภายในได้มาโดยตรงด้วยตนเอง และเป็นหลักฐานที่มีความเชื่อถือได้สูง แต่เพื่อป้องกันการโต้แย้งจากผู้ได้รับการตรวจสอบในภายหลัง กรณีการตรวจนับของจริง ควรให้เจ้าหน้าที่ผู้รับการตรวจสอบ ซึ่งร่วมอยู่ในปฏิบัติการลงนามรับรองด้วย ข้อควรระวังสำหรับหลักฐานสภาพจริง 1) การตรวจนับไม่สามารถยืนยันกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สินนั้น ๆ ได้ เช่น สินค้าตรวจนับอาจเป็นสินค้ารับฝากขายของบุคคลอื่น ที่ดินอาจเป็นที่ดินที่เช่า ผู้ตรวจสอบภายในจึงควรหาหลักฐานอื่นเพิ่มเติม เช่น ตรวจสอบเอกสารสิทธิ์หรือโฉนดที่ดินเพื่อพิสูจน์ความมีกรรมสิทธิ์ในสินทรัพย์นั้น เป็นต้น 2) สภาพเหตุการณ์หรือสิ่งที่ผู้ตรวจสอบภายในพบเห็นจากการสังเกตการณ์เพียงครั้งเดียวอาจไม่สามารถใช้เป็นตัวแทนของสภาพความเป็นจริงได้ ผู้ตรวจสอบภายในควรต้องมีการสังเกตการณ์ซ้ำหลายครั้ง เพื่อให้มั่นใจได้ว่า สภาพเหตุการณ์นั้นเป็นข้อเท็จจริงที่ใช้ในการปฏิบัติ และถ้าในการสังเกตการณ์นั้นบุคคลที่เกี่ยวข้องหรือผู้รับการตรวจสอบทราบว่ากำลังถูกตรวจสอบ ข้อเท็จจริงที่พบเห็นอาจไม่ใช่ความจริง ผู้ตรวจสอบภายในควรใช้หลักฐานอื่นมาประกอบเพื่อพิสูจน์ยืนยันข้อเท็จจริงด้วย ความน่าเชื่อถือของหลักฐานการตรวจสอบภายใน แนวทางในการพิจารณาความน่าเชื่อถือของหลักฐานการตรวจสอบภายใน มีดังนี้ 1. หลักฐานในรูปของเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ย่อมน่าเชื่อถือมากกว่าหลักฐานคำบอกกล่าวหรือคำรับรองด้วยวาจา 2. หลักฐานที่เป็นต้นฉบับ ย่อมน่าเชื่อถือได้มากกว่าหลักฐานที่เป็นสำเนาภาพถ่าย 3. หลักฐานที่ได้มาจากระบบการควบคุมภายในที่ดี ย่อมมีความน่าเชื่อถือได้มากกว่า หลักฐานที่ได้มาจากระบบการควบคุมภายในที่ไม่มีประสิทธิภาพ 4. การพิจารณาความน่าเชื่อถือของหลักฐานเอกสาร ให้พิจารณาว่าใครเป็นผู้จัดทำ ใครเป็นผู้ใช้และใครสามารถเข้าถึงเอกสารนั้นได้บ้าง โดยลำดับความน่าเชื่อถือของหลักฐานเอกสารที่พิจารณาจากแหล่งที่มา (Source of Information) เรียงจากมากไปหาน้อย ได้ดังนี้ 4.1 หลักฐานภายนอก (External) ซึ่งจัดทำโดยบุคคลภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้องกับผู้รับการตรวจสอบและส่งตรงมายังผู้ตรวจสอบภายใน เช่น รายงานของธนาคาร (Bank Statement) หนังสือยืนยันยอดเงินฝากธนาคาร หรือหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ ที่ได้จัดทำโดยวิธีการที่ถูกต้อง เป็นต้น ถือว่าเป็นหลักฐานที่มีความน่าเชื่อถือสูง และน่าเชื่อถือมากกว่าหลักฐานที่ปรากฏในตามบัญชีของกิจการหรือหน่วยงานที่รับการตรวจสอบ 4.2 หลักฐานภายนอกที่ผ่านกระบวนการภายใน (External-Internal) เช่น ใบเสร็จรับเงินของร้านค้าที่ผ่านกระบวนการตรวจจ่ายภายในของหน่วยงานแล้ว มีความน่าเชื่อถือมากกว่าใบสำคัญรับเงิน หรือกลุ่มของใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ผ่านกระบวนการตรวจจ่ายภายในหน่วยงาน เป็นต้น 4.3 หลักฐานภายในที่ให้แก่บุคคลภายนอก (Internal-External) เช่น ใบสั่งซื้อที่ผ่านการอนุมัติและส่งไปยังผู้ขาย เช็คที่ฝ่ายการเงินสั่งจ่ายซึ่งธนาคารจะตรวจสอบความถูกต้องของรายละเอียด ลายมือชื่อผู้สั่งจ่าย จำนวนเงินในบัญชี เมื่อมีผู้นำเช็คไปขึ้นเงิน เป็นต้น หลักฐานประเภทนี้ มีความน่าเชื่อถือมากกว่าหลักฐานภายใน (Internal) 4.4 หลักฐานภายใน (Internal) เป็นหลักฐานที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานและจัดเก็บไว้ภายในหน่วยงานเอง เช่น ใบขออนุมัติเดินทาง ทะเบียนคุมวัสดุนอกบัญชี เป็นต้น หลักฐานชนิดนี้มีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าหลักฐานประเภทอื่น เนื่องจากหลักฐานการตรวจสอบภายในมีหลายประเภท และมีแหล่งที่มาต่างกัน ทำให้น้ำหนักความเชื่อถือได้ของหลักฐานต่าง ๆ ไม่เท่ากัน ผู้ตรวจสอบภายในจึงควรใช้ดุลพินิจเยี่ยงผู้ประกอบวิชาชีพในการวางแผนเพื่อให้ได้หลักฐานที่เพียงพอ เหมาะสม และตรงประเด็น โดยใช้เวลาน้อยที่สุด เพื่อให้งานตรวจสอบภายในมีประสิทธิภาพ และบรรลุตามวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบภายใน

865 total views, 4 views today