BLOG4 (26-9-62) เทคนิคและวิธีการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายใน

BLOG4 (26-9-62) เทคนิคและวิธีการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายใน คำว่า “เทคนิค” หมายถึง วิธีการที่ผู้ปฏิบัติงานนำมาใช้เพื่อให้งานได้รับผลสำเร็จ เมื่อนำคำว่า “เทคนิค” มาใช้กับ วิธีการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายใน หรือเรียกว่า “เทคนิคและวิธีการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายใน” จึงหมายถึง วิธีการที่ผู้ตรวจสอบภายในใช้ในการรวบรวมข้อเท็จจริงเพื่อให้ได้มาซึ่งหลักฐานที่ตรงประเด็น เชื่อถือได้ และเพียงพอที่จะพิสูจน์ยืนยัน สนับสนุนสิ่งที่ตรวจพบ และสรุปผลตามวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบภายในที่กำหนดไว้ เทคนิคและวิธีการรวบหลักฐานการตรวจสอบภายใน โดยหลักการแล้วไม่แตกต่างจากเทคนิควิธีการรวบรวมหลักฐานการสอบบัญชีที่ผู้สอบบัญชีใช้ เพียงแต่วิธีการดังกล่าวถูกนำมาใช้ในงานของผู้ตรวจสอบภายในเพื่อพิสูจน์หรือสนับสนุนสิ่งตรวจพบ ให้ข้อเสนอแนะตามวัตถุประสงค์ที่ผู้ตรวจสอบภายในกำหนด เทคนิคและวิธีการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายใน มีดังนี้ 1. เทคนิคการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบด้วยมือ (Manual Audit Procedure) 2. เทคนิคการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบโดยใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย (Computer Assisted Audit Technique) 3. เทคนิคการใช้หลักมนุษย์สัมพันธ์และการสื่อสาร (Human Relationship and Communication ซึ่งจะขอกล่าวถึงเทคนิคหรือวิธีการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายใน ในรายละเอียดต่อไป เทคนิคการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายในด้วยมือ เทคนิคการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายในด้วยมือ ที่ใช้กันโดยทั่วไป สามารถทำได้โดยวิธีการดังต่อไปนี้ 1. การสอบถามหรือสัมภาษณ์ (Inquiry of Interview) 2. การสังเกตการณ์ (Observation) 3. การยืนยัน (Confirmation) 4. การตรวจตรา (Inspection) 5. การตรวจสอบเอกสารใบสำคัญ (Vouching) 6. การวิเคราะห์เปรียบเทียบ (Analytical Produre) 7. การประเมินผล (Evaluate) 8. การตรวจหารายการผิดปกติ (Scanning) 9.การคำนวณ (Recalculation) 10. การตรวจทาน (Review) 1. การสอบถามหรือสัมภาษณ์ เป็นวิธีการที่ใช้มากที่สุดในการปฏิบัติงานตรวจสอบภายใน เพราะการสอบถามทำให้ผู้ตรวจสอบภายในได้รับข้อมูลใหม่ที่ไม่เคยทราบมาก่อน หรือได้รับข้อมูลเพิ่มเติมจากข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้วในเรื่องที่ตรวจสอบ เช่น ผู้ตรวจสอบภายในอาจสอบถามเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานเพื่อให้ได้ข้อเท็จจริงต่าง ๆ เกี่ยวกับขั้นตอนหรือกระบวนการปฏิบัติงานต่าง ๆ หรืออาจสอบถามบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้อง เช่น ลูกค้า เพื่อให้ทราบข้อเท็จจริงหรือความคิดเห็นเรื่องการให้บริการของหน่วยงานจัดส่งสินค้าหรือหน่วยงานให้บริการ เป็นต้น การสัมภาษณ์ คือ การสอบถามอย่างเป็นทางการ เช่น การสัมภาษณ์ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการรับจ่ายสินค้าเพื่อระบุจุดควบคุมภายในที่สำคัญ หรือสัมภาษณ์ลูกค้าและผู้ขายเกี่ยวกับการปฏิบัติงานขององค์กรในแง่มุมต่าง ๆ เป็นต้น การสอบถาม อาจทำด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษร ผู้ตรวจสอบภายในจะต้องบันทึกข้อมูลที่ได้จากการสอบถามหรือสัมภาษณ์อย่างละเอียดไว้ในกระดาษทำการ ในบางกรณีที่จำเป็นเพื่อให้มีการบันทึกรายละเอียดได้อย่างครบถ้วนและตรงประเด็น ผู้ตรวจสอบภายในอาจบันทึกรายละเอียดระหว่างการสอบถาม แล้วให้ผู้ให้ข้อมูลลงนามและวันที่ให้ข้อมูลกำกับ พร้อมทั้งให้ผู้ร่วมสอบถามลงนามเป็นพยานยืนยันไว้เป็นหลักฐาน กรณีที่ผู้ให้ข้อมูลด้วยวาจาไม่ยอมให้การยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ว่ากรณีใด ๆ ผู้ตรวจสอบภายในควรบันทึกข้อมูลที่ได้พร้อมทั้งระบุสาเหตุที่ผู้ให้ข้อมูลไม่ยอมให้คำรับรองยืนยันไว้ในกระดาษทำการด้วย สิ่งสำคัญของการสอบถามหรือสัมภาษณ์ ก็คือ ควรนัดหมายล่วงหน้าและจัดเตรียมคำถามไปให้พร้อม เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วน ไม่รบกวนเวลาของผู้ให้ข้อมูลจนเกินจำเป็น และหากเป็นการสอบถามหรือสัมภาษณ์อย่างเป็นทางการ หรือเป็นเรื่องที่มีรายละเอียดมาก ผู้ตรวจสอบภายในอาจแจ้งรายการคำถามที่ได้จัดเตรียมไว้ให้แก่ผู้ให้ข้อมูลล่วงหน้าก่อนการสัมภาษณ์ เพื่อให้ผู้ให้ข้อมูลสามารถเตรียมตัวได้อย่างเพียงพอสำหรับการสัมภาษณ์ ข้อมูลหรือหลักฐานที่ผู้ตรวจสอบภายในรวบรวมได้จากการสอบถามหรือสัมภาษณ์นั้น โดยทั่วไปแล้วผู้ตรวจสอบภายในจะใช้เป็นหลักฐานเบื้องต้น ซึ่งต้องพิสูจน์ความเป็นจริงของข้อมูลที่ได้รับ โดยการตรวจสอบเพิ่มเติมหรือใช้วิธีการตรวจสอบภายในอื่นร่วมด้วย เช่น การสอบทานเอกสารหรือการสังเกตการณ์ เป็นต้น ผู้ตรวจสอบภายในควรบันทึกข้อมูลจากการสอบถามและการตรวจสอบเพิ่มเติมไว้ในกระดาษทำการผู้ตรวจสอบภายในทุกครั้ง ข้อควรระวังในการสอบถามหรือสัมภาษณ์ 1) ผู้ตรวจสอบภายในควรระมัดระวังไม่ให้ผู้ถูกสอบถามเกิดความไม่พอใจ หรือเกิดความรู้สึกว่าผู้ตรวจสอบภายในเป็นบุคคลอันตรายต่อการปฏิบัติงานของตน ทำให้ได้คำตอบแบบเสียไม่ได้หรือไม่ใช่ความจริง นอกจากนี้ต้องหลีกเลี่ยงคำถามที่ไม่มีสาระและไร้ประโยชน์ที่จะทำให้ผู้ถูกสอบถามเสื่อมความนิยมในตัวผู้ตรวจสอบภายใน 2) หากข้อเท็จจริงต่าง ๆ จากคำตอบที่ได้รับจากการสอบถามหรือสัมภาษณ์ในเรื่องหรือประเด็นเดียวกันจากผู้เกี่ยวข้องหลายคนมีข้อเท็จจริงที่ขัดแย้งกัน ผู้ตรวจสอบภายในต้องพิจารณาหลักฐานหรือเทคนิควิธีการอื่น เพื่อพิสูจน์ข้อเท็จจริงเพิ่มเติม 3) ผู้ตรวจสอบภายในพึงระลึกไว้เสมอว่า ข้อมูลที่ได้จากการสอบถามหรือสัมภาษณ์ผู้รับการตรวจสอบนั้นเป็นหลักฐานทางอ้อม (Indirect Audit Evidence) ซึ่งโดยปกติแล้วผู้ตรวจสอบภายในจะต้องหาหลักฐานการตรวจสอบอื่น ๆ มายืนยัน เพื่อสนับสนุนข้อมูลที่ได้จากการสอบถามหรือการสัมภาษณ์นั้น ๆ 2. การสังเกตการณ์ คือ การเฝ้าดูการปฏิบัติงานและกิจกรรมต่าง ๆ ของผู้รับการตรวจสอบและหมายรวมถึง การที่ผู้ตรวจสอบภายในใช้ประสาทสัมผัสของตนเองในการประเมินกิจกรรมหรือสิ่งที่ตรวจสอบ เช่น การดูด้วยตา ได้ยินด้วยหู หรือดมกลิ่นด้วยจมูกของผู้ตรวจสอบภายในเอง เป็นต้น เพื่อให้ได้ข้อมูลที่จะใช้ในการประเมินสภาพความเป็นจริงของสิ่งที่ตรวจสอบ เช่น การสังเกตการณ์การปฏิบัติจริงของเจ้าหน้าที่ การสังเกตการณ์สภาพสินค้าและการกองเก็บสินค้า สังเกตการณ์การตรวจรับสินค้าหรือบริการ เป็นต้น การสังเกตการณ์จะช่วยให้ผู้ตรวจสอบภายในทราบถึงความถูกต้องของการปฏิบัติงานว่าได้ทำตามระบบที่กำหนดไว้หรือไม่เพียงใด และทราบถึงสาเหตุของความผิดปกติ เช่น สภาพสินค้าล้าสมัยเสื่อมสภาพ อันเนื่องมาจากการกองเก็บที่ไม่สามารถจ่ายสินค้าในลักษณะเข้าก่อน-ออกก่อน (FIFO) เป็นต้น การรวบรวมข้อเท็จจริงหรือหลักฐานโดยการสังเกตการณ์นี้ ผู้ตรวจสอบภายในควรทำซ้ำหลายครั้งในเวลาต่างกันหรือช่วงเวลาเดียวกันเพื่อลดความคลาดเคลื่อนของสิ่งที่พบเห็น การสังเกตการณ์ แบ่งเป็น 2 ลักษณะ ดังนี้ 1) การสังเกตการณ์โดยผู้ตรวจสอบภายในไม่เปิดเผยตัวเอง ทั้งนี้เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลของสภาพความเป็นจริงโดยตรง 2) การสังเกตการณ์โดยผู้ตรวจสอบภายในเปิดเผยตัวโดยเข้าไปมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่ตรวจสอบในฐานะผู้ตรวจสอบภายใน เช่น เข้าร่วมสังเกตการณ์การนับสินค้าคงเหลือเพื่อสังเกตการณ์นับ และสุ่มทดสอบความมีอยู่จริงของสินค้าคงเหลือ ณ วันที่ทำการตรวจนับ เป็นต้น สิ่งสำคัญในการรวบรวมหลักฐานจากการสังเกตการณ์ของผู้ตรวจสอบภายในก็คือ การจดบันทึกรายละเอียด วันเวลา สถานที่ และสภาพที่ได้สัมผัสหรือพบเห็นไว้ในกระดาษทำการโดยอาจบันทึกเป็นภาพถ่ายซึ่งสามารถถ่ายทอดสภาพความเป็นจริงที่พบเห็นได้อย่างชัดเจน เพื่อเป็นหลักฐานที่อ้างอิงได้ในภายหลัง โดยทั่วไปแล้วข้อมูลหรือหลักฐานที่ได้จากการสังเกตการณ์ของผู้ตรวจสอบภายในเองถือว่าเป็นหลักฐานทางตรง (Direct Evidence) จึงมีความน่าเชื่อถือสูง ข้อจำกัดหรือข้อควรระวังของการสังเกตการณ์ 1) ได้ข้อมูลเฉพาะเวลาที่สังเกตการณ์นั้น ซึ่งอาจตรงหรือไม่ตรงกับการปฏิบัติงานตามปกติก็ได้ 2) ข้อมูลหรือหลักฐานที่ได้จากการสังเกตการณ์เป็นเพียงแนวทางในการให้ข้อสังเกตจากข้อเท็จจริงที่ผู้ตรวจสอบภายในพบเห็นเท่านั้น การนำข้อสังเกตไปรายงานโดยปราศจากข้อเท็จจริงอื่นมายืนยัน อาจได้รับการโต้แย้งจากผู้รับการตรวจสอบ หรือไม่ได้นำไปสู่ข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิผลในทางปฏิบัติ เช่นผู้ตรวจสอบภายในสังเกตการณ์พบว่า มีวัตถุดิบเสื่อมสภาพปริมาณมากกองเก็บไว้ ผู้ตรวจสอบภายในควรทำการตรวจสอบเพิ่มเติมเพื่อวิเคราะห์ถึงสาเหตุที่แท้จริงว่า เกิดจากการสั่งซื้อที่มากเกินจำเป็นหรือเกิดจากการตรวจรับวัตถุดิบไม่มีประสิทธิภาพ เป็นต้น เนื่องจากข้อเท็จจริงเหล่านั้นมีผลต่อคุณภาพของการให้ข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบภายในทั้งสิ้น 3. การยืนยัน หมายถึง การที่ผู้ตรวจสอบภายในขอให้บุคคลภายนอกที่ทราบเรื่องเกี่ยวกับสิ่งที่ตรวจสอบให้การยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรมายังผู้ตรวจสอบภายในโดยตรง เช่น การขอคำยืนยันจากธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือบุคคลอื่นที่ครอบครองสินค้าหรือทรัพย์สิน หรือผู้เกี่ยวข้องกับหนี้สินที่อาจเกิดขึ้นภายหน้า เป็นต้น การขอคำยืนยันที่ถูกต้องนั้น ผู้ตรวจสอบภายในจะต้องเป็นผู้ทำหนังสือขอคำยืนยัน ใส่ซองและส่งไปยังผู้ที่ต้องการขอคำยืนยันด้วยตัวผู้ตรวจสอบภายในเอง และให้บุคคลเหล่านั้นส่งคำยืนยันมายังผู้ตรวจสอบภายในโดยตรง โดยไม่ผ่านเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานผู้รับการตรวจสอบ คำยืนยันที่ได้จากการปฏิบัติอย่างถูกต้องดังกล่าว เป็นหลักฐานที่เชื่อถือได้ เนื่องจากผู้ยืนยันเป็นบุคคลภายนอกไม่มีส่วนได้ส่วนเสียในเรื่องที่ตรวจสอบ การยืนยันใช้กับการยืนยันยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ เงินฝากธนาคาร สินค้าหรือทรัพย์สินที่อยู่ในความครอบครองของบุคคลอื่น กรรมสิทธิ์ในทรัพย์สิน หนี้สินที่อาจเกิดขึ้น รวมทั้งใช้ในการยืนยันความเป็นจริงของเอกสารทางการเงิน เช่น ตั๋วแลกเงิน เช็คที่ออกโดยธนาคารหรือสถาบันทางการเงิน เอกสารหลักฐานการศึกษา เช่น ใบปริญญาบัตร เพื่อยืนยันว่าเป็นหลักฐานที่สถาบันการศึกษานั้น ๆ เป็นผู้ออกให้จริง การขอคำยืนยันมี 2 ลักษณะ คือ 1) การขอคำยืนยันโดยให้ตอบกลับทุกกรณี ไม่ว่าข้อมูลที่ขอยืนยันไปจะถูกต้องหรือไม่ (Positive Confirmation) การขอคำยืนยันวิธีนี้ ผู้ตรวจสอบภายในอาจให้ข้อมูลที่จะขอคำยืนยัน เช่น จำนวนยอดหนี้ค้างชำระ จำนวนเงินคงเหลือของเงินฝากธนาคาร หรืออาจให้ผู้ให้ข้อมูลเป็นผู้ใส่ข้อมูลที่ต้องการยืนยันเอง (Blank Confirmation) 2) การขอคำยืนยันโดยให้ตอบกลับเฉพาะกรณีข้อมูลที่สอบถามหรือขอคำยืนยันนั้นไม่ถูกต้อง (Negative Confirmation) ข้อจำกัดหรือข้อควรระวังของการยืนยัน 1) อาจไม่ได้รับความร่วมมือ ตอบยืนยันกลับมาให้ผู้ตรวจสอบภายในทราบ หรือมีเหตุขัดข้องอื่น ทำให้คำตอบที่ได้รับมีจำนวนน้อยเกินควร เช่น หนังสือยืนยันยอดไม่ถึงมือผู้รับ เป็นต้น ทำให้การตรวจสอบเรื่องนั้นไม่ได้รับหลักฐานอย่างเพียงพอ 2) การขอคำยืนยัน โดยให้ตอบกลับเฉพาะกรณีข้อมูลที่สอบถามไม่ถูกต้อง (Negative Confirmation) อาจทำให้ผู้ตรวจสอบภายในแปลความหมายคลาดเคลื่อนไปจากความจริงว่า การไม่ตอบกลับแสดงว่าข้อมูลที่สอบถามนั้นถูกต้อง 4. การตรวจตรา เป็นวิธีการที่ผู้ตรวจสอบภายในใช้ในการนับหรือตรวจสอบจำนวนหรือปริมาณ เพื่อพิสูจน์ความมีอยู่จริง รวมทั้งพิจารณาสภาพที่เป็นอยู่ของทรัพย์สินและการเก็บรักษา การตรวจตรา นิยมใช้ในการตรวจสอบทรัพย์สิน เช่น การตรวจนับสินค้าคงเหลือ เงินสดในมือ วัสดุคงคลัง รวมทั้งทรัพย์สินถาวร เช่น ที่ดิน รถยนต์ เป็นต้น นอกจากนี้ สามารถใช้ในการตรวจสอบเอกสารทางการเงิน เช่น แบบฟอร์มเช็คคงเหลือ ตราสารหนี้ ใบหุ้น รวมทั้งเอกสารสำคัญต่าง ๆ เช่น โฉนดที่ดิน เป็นต้น โดยในระหว่างการตรวจนับ ผู้ตรวจสอบภายในจะพิจารณาหรือสังเกตสภาพที่เป็นอยู่ของสิ่งที่ตรวจนับ เช่น เป็นสินค้าที่เก่า ชำรุดหรือล้าสมัยหรือไม่ สภาพการจัดเก็บและสถานที่จัดเก็บ เช่น การจัดเก็บเป็นระเบียบ สามารถจ่ายโดยใช้วิธีการเข้าก่อน-ออกก่อนหรือไม่ สถานที่จัดเก็บเหมาะสมทั้งในเรื่องของความชื้น แสงสว่างและความปลอดภัยหรือไม่ ทางเข้าออกควรมีทางเดียว เป็นต้น ข้อมูลหรือหลักฐานการตรวจสอบภายในที่ได้จากการตรวจตรานี้มีความน่าเชื่อถือสูง เพราะเป็นกระบวนการที่ผู้ตรวจสอบภายในดำเนินการด้วยตนเอง หลักฐานที่ได้จึงเป็นหลักฐานทางตรง (Direct Evidence) ข้อจำกัดหรือข้อควรระวังของการตรวจตรา 1) กรณีทรัพย์สิน หรือสิ่งที่ตรวจสอบมีคุณสมบัติ หรือลักษณะที่ต้องอาศัยความชำนาญพิเศษ เช่น อัญญมณี ทองรูปพรรณ ซึ่งผู้ตรวจสอบภายในไม่ได้มีทักษะ ความชำนาญในการตรวจตราสภาพจริง จำเป็นต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเข้ามาช่วยดำเนินการ ในกรณีเช่นนี้ความถูกต้องเชื่อถือได้จึงต้องขึ้นอยู่กับความแม่นยำของผู้เชี่ยวชาญดังกล่าว 2) วิธีนี้ถึงแม้จะให้หลักฐานที่สามารถยืนยันความมีอยู่จริงของสิ่งที่ตรวจนับ แต่ไม่สามารถแสดงถึงกรรมสิทธิ์หรือความเป็นเจ้าของได้ เช่น สินค้าที่อยู่ในคลังอาจเป็นสินค้าฝากขาย หรือ รถยนต์อาจเป็นรถที่เช่ามา ผู้ตรวจสอบภายในจึงต้องตรวจสอบเพิ่มเติม เช่น การสอบทานเอกสารที่เกี่ยวข้องหรือ ขอคำยืนยัน เป็นต้น 5. การตรวจสอบเอกสารใบสำคัญ เป็นการตรวจสอบเอกสารหลักฐานประกอบการลงบัญชี เช่น ใบแจ้งหนี้ สำเนาหรือต้นขั้วใบเสร็จรับเงิน ใบนำฝากธนาคาร ใบเสร็จรับเงินของบุคคลภายนอก สัญญาการกู้ยืมเงิน เป็นต้น ซึ่งเอกสารเหล่านี้ใช้พิสูจน์ความถูกต้องของรายการที่บันทึกไว้ในบัญชี ดังตัวอย่างต่อไปนี้ 1) การพิสูจน์ความถูกต้องครบถ้วนของการบันทึกรายการขาย โดยการที่ผู้ตรวจสอบภายในทดสอบรายการใบแจ้งหนี้ (Sales Invoice) ที่บันทึกไว้ในบัญชีขาย ไปตรวจสอบกับใบส่งของหรือใบจ่ายสินค้าที่มีลายเซ็นต์รับสินค้าของลูกค้า เพื่อให้มั่นใจว่ารายการใบแจ้งหนี้ที่บันทึกไว้มีการขายจริง 2) การพิสูจน์ลูกหนี้ว่ามีอยู่จริง โดยเริ่มจากการนำรายการลูกหนี้ตามบัญชีไปเปรียบเทียบกับหลักฐานการขายและหลักฐานการขออนุมัติแต่งตั้งลูกค้า ข้อจำกัดหรือข้อควรระวังของการตรวจสอบเอกสารใบสำคัญ 1) เอกสารอาจมีการปลอมแปลงแก้ไขหรือจัดทำใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ระบบการควบคุมภายในไม่รัดกุม หรือขาดการแบ่งแยกหน้าที่อย่างเหมาะสม 2) การตรวจเอกสารบางครั้งอาจไม่แสดงถึงสภาพที่มีอยู่จริง เช่น การตรวจสอบทะเบียนรถยนต์ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีตัวรถยนต์อยู่จริง เป็นต้น 6. การวิเคราะห์เปรียบเทียบ หมายถึง การที่ผู้ตรวจสอบภายในใช้วิธีเปรียบเทียบและประเมินความสัมพันธ์ เพื่อวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงของข้อมูลต่าง ๆ ว่าเป็นไปตามที่คาดหมาย หรือในทิศทางที่ควรเป็นหรือไม่ เพื่อระบุความผิดปกติหรือความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น เป็นวิธีที่ให้เบาะแสที่เป็นประเด็นสำคัญในการตรวจสอบภายใน ผลที่ได้จากการวิเคราะห์เปรียบเทียบจะเป็นเพียงหลักฐานที่ใช้เป็นข้อมูลเบื้องต้นในการตัดสินใจของผู้ตรวจสอบภายในว่าจะต้องใช้วิธีการตรวจสอบภายในอื่นร่วมด้วยอย่างไร และเพียงใด การวิเคราะห์เปรียบเทียบมีวิธีการ ดังนี้ 1) เปรียบเทียบข้อมูลของงวดปีปัจจุบัน กับงวดปีก่อน 2) เปรียบเทียบข้อมูลของงวดปีปัจจุบันกับประมาณการ 3) เปรียบเทียบข้อมูลของบริษัทกับกิจการอื่นในธุรกิจประเภทเดียวกัน 4) ศึกษาความสัมพันธ์ของข้อมูลที่ตรวจสอบกับข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้องกัน กรณีที่ผู้ตรวจสอบภายในพบว่า ผลการวิเคราะห์เปรียบเทียบมีความแตกต่างอย่างเป็นสาระสำคัญ ผู้ตรวจสอบภายในจะต้องตรวจสอบติดตามเพื่อหาสาเหตุ โดยการใช้เทคนิคการตรวจสอบอื่นเพิ่มเติม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะและวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบภายใน เช่น ถ้าผู้ตรวจสอบภายในเปรียบเทียบข้อมูลงบการเงินงวดเดียวกันของปีปัจจุบันกับปีก่อน แล้วพบว่ามีค่าใช้จ่ายบางประเภทสูงผิดปกติ ผู้ตรวจสอบภายในจะต้องสอบทานเอกสารเพิ่มเติม เพื่อพิสูจน์ข้อเท็จจริงและวิเคราะห์หาสาเหตุความผิดปกติของการปฏิบัติที่ไม่สอดคล้องกับระเบียบหรือความไม่มีประสิทธิภาพของค่าใช้จ่ายนั้น ๆ ว่าได้เกิดขึ้นหรือไม่ เป็นต้น ข้อจำกัดหรือข้อควรระวังของการวิเคราะห์เปรียบเทียบ 1) ความถูกต้องเชื่อถือได้ขึ้นอยู่กับ ความถูกต้องและการได้มาซึ่งข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์รวมถึงความรู้ความสามารถของผู้ตรวจสอบภายในนั้น 2) ข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์เปรียบเทียบมักเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นแล้วในอดีต อาจไม่สะท้อนสิ่งที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน หากมีเหตุการณ์เปลี่ยนแปลงที่สำคัญ 7. การประเมินผล การประเมินผล เป็นการใช้ดุลพินิจและวิจารณญาณของผู้ตรวจสอบภายใน ในการพิจารณาตัดสินว่าข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์แล้วเป็นอย่างไร จะเพิ่มปริมาณการตรวจสอบหรือไม่ เพียงใด หรือจะสรุปผลการตรวจสอบภายในและให้ข้อเสนอแนะอย่างไร หลักสำคัญของการประเมินก็คือ การค้นหาสาเหตุที่ทำให้เกิดผลต่างระหว่างการปฏิบัติจริงกับมาตรฐานหรือหลักเกณฑ์ที่กำหนดว่ามีความสำคัญ หรือส่งผลกระทบต่อการบรรลุถึงเป้าหมายที่กำหนดหรือไม่ เพียงไร สาเหตุของข้อแตกต่างนั้นเกิดขึ้นได้อย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และจะดำเนินการแก้ไขอย่างไร ซึ่งวิธีการดังกล่าวก็คือการได้มาซึ่งสิ่งตรวจพบ ข้อเสนอแนะในรายงานผลการตรวจสอบนั่นเอง จะเห็นได้ว่าการประเมินเป็นเรื่องของการใช้วิจารณญาณของผู้ตรวจสอบภายในร่วมกับผู้ควบคุมโครงการตรวจสอบภายในซึ่งแทรกอยู่ในทุกขั้นตอนของงานตรวจสอบภายใน เช่น – การประเมินของข้อมูลที่ได้จากการสำรวจเบื้องต้น – การประเมินประสิทธิภาพของระบบการควบคุมภายใน – การประเมินความเสี่ยงเพื่อเลือกกิจกรรมตรวจสอบภายใน – การประเมินความเพียงพอของขนาดกลุ่มตัวอย่างที่ใช้ในการตรวจสอบภายใน – การประเมินข้อเท็จจริงที่รวบรวมได้เพื่อสรุปผลการตรวจสอบภายในและให้ข้อเสนอแนะในการจัดทำรายงานการตรวจสอบภายใน เป็นต้น 8. การตรวจหารายการผิดปกติ เป็นการตรวจรายการในสมุดบัญชีต่าง ๆ หรือแหล่งข้อมูลอื่น ๆ ว่ามีรายการที่ผิดปกติหรือไม่ โดยใช้ระยะเวลาสั้น ๆ ซึ่งอาจทำให้พบข้อผิดพลาดที่สำคัญได้ การตรวจหารายการผิดปกตินี้ ผู้ตรวจสอบภายในจะสังเกตรายการที่ไม่เป็นไปตามที่ควรจะเป็น เช่น รายการรายได้ที่มียอดเดบิต หรือรายการที่เกิดข้อผิดพลาดบ่อยครั้ง เช่น รายการที่จ่ายเงินซ้ำ หรือยกเลิกใบเสร็จรับเงินที่ใช้แล้ว เป็นต้น การตรวจหารายการผิดปกตินี้ต้องอาศัย ความรู้ความชำนาญ และประสบการณ์ของผู้ตรวจสอบภายในเป็นสำคัญ ข้อจำกัดและข้อควรระวังของการตรวจหารายการผิดปกติ คือ รายการผิดปกติที่พบนั้นไม่ใช่หลักฐาน แต่เป็นเครื่องชี้หรือแสดงให้ผู้ตรวจสอบภายในทราบว่า จะต้องหาหลักฐานการตรวจสอบเพื่อใช้พิสูจน์ข้อเท็จจริงเพิ่มเติม 9. การคำนวณ หมายถึง การพิสูจน์ความถูกต้องของตัวเลขโดยผู้ตรวจสอบภายในนำตัวเลขมาคำนวณด้วยตนเอง ผลลัพธ์ที่ได้ถือเป็นหลักฐานที่เชื่อถือได้มาก ผู้ตรวจสอบภายในควรตรวจสอบตัวเลขทุกครั้งก่อนนำมาใช้ เพื่อให้แน่ใจว่ายอดที่แสดงเป็นยอดที่ถูกต้อง ข้อจำกัดและข้อควรระวังของการคำนวณ คือ พิสูจน์ได้เพียงความถูกต้องของผลลัพธ์ แต่ถ้าตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณมาจากแหล่งที่ไม่ถูกต้อง การคำนวณก็จะให้ผลที่ไม่ถูกต้องด้วย 10. การตรวจทาน หมายถึง การยืนยันความจริง ความถูกต้อง ความสมเหตุสมผล หรือความน่าเชื่อถือของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง โดยการหาหลักฐานยืนยันกับข้อเท็จจริงที่ปรากฏอยู่ ดังตัวอย่างเช่น – การตรวจทานความถูกต้องของการอนุมัติที่ปรากฏในเอกสารโดยการเปรียบเทียบกับลายเซ็นของผู้มีอำนาจอนุมัติในใบบัตรตัวอย่างลายมือชื่อ – การตรวจทานเพื่อพิสูจน์ข้อเท็จจริงว่าได้จ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้แล้ว หลักฐานที่นำมาตรวจทานคือต้นขั้วเช็ค ที่ระบุเลขที่เช็ค วันที่ ชื่อเจ้าหนี้ จำนวนเงิน การลงนามของผู้มีอำนาจสั่งจ่าย และใบเสร็จรับเงินที่ได้รับจากเจ้าหนี้ที่มีรายละเอียดเช่นเดียวกับต้นขั้วเช็ค เป็นต้น การประเมินผล การตรวจหารายการ

34 total views, 1 views today