BLOG5 (26-9-62) เทคนิคการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายในโดยใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย

BLOG5 (26-9-62) เทคนิคการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายในโดยใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย มาตรฐานสากลการปฏิบัติงานวิชาชีพการตรวจสอบภายใน รหัส 1220.A2 กำหนดว่า ในการปฏิบัติหน้าที่ด้วยความระมัดระวังเยี่ยงวิชาชีพ ผู้ตรวจสอบภายในต้องพิจารณาใช้เทคนิคการตรวจสอบด้วยเทคโนโลยีและเทคนิคการวิเคราะห์ข้อมูลอื่น ๆ เป็นเครื่องมือช่วยในงานตรวจสอบ ในปัจจุบัน ระบบคอมพิวเตอร์ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อทุกองค์กร โดยได้นำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในทุกกระบวนการปฏิบัติงาน ทำให้ข้อมูลเอกสารต่าง ๆ ถูกจัดเก็บไว้รูปของสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ไม่สามารถใช้วิธีการตรวจสอบด้วยมือ ผู้ตรวจสอบภายในจึงต้องมีความรู้ในเรื่องระบบงานต่าง ๆ ที่ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์และต้องมีความสามารถในการที่จะใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในงานตรวจสอบ การนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในงานตรวจสอบทำให้งานตรวจสอบภายในมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากคอมพิวเตอร์สามารถประมวลผลข้อมูลปริมาณมาก ๆ ได้อย่างรวดเร็ว โดยทั่วไปแล้วผู้ตรวจสอบภายในใช้คอมพิวเตอร์ในงานตรวจสอบ ดังนี้ 1) นำมาใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล 2) จัดทำรายงานแสดงรายการผิดปกติ (Unusual or Abnormal Items) เพื่อให้ผู้ตรวจสอบภายในนำไปพิสูจน์หาข้อเท็จจริงด้วยเทคนิคการตรวจสอบขั้นต่อไป 3) ใช้ในการเลือกตัวอย่างสำหรับการตรวจสอบภายใน (Audit Sampling) 4) จัดทำรายงานการตรวจสอบภายใน การใช้เทคนิคการตรวจสอบโดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยมีหลายวิธี แต่จะอธิบายในส่วนที่นิยมใช้กันโดยทั่วไป มีดังนี้ 1. การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปทั่วไป เช่น Microsoft Excel Microsoft Access เป็นต้น ปัจจุบันโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่นำมาใช้ในการปฏิบัติงานทั่วไปดังกล่าว มีฟังก์ชั่นมากมายที่ผู้ตรวจสอบภายในสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในงานตรวจสอบได้ เช่น ใช้เลือกตัวอย่างตรวจสอบ ใช้ดึงรายการตามเงื่อนไขที่ผู้ตรวจสอบภายในกำหนดเพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตรวจสอบด้วยเทคนิคการตรวจสอบอื่น เพื่อพิสูจน์ข้อเท็จจริงต่อไปรวมทั้งการนำมาใช้ในการจัดทำรายงาน เป็นต้น 2. การใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ช่วยงานตรวจสอบ (Generalized Audit Software: GAS) เป็นซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่ถูกออกแบบมาเพื่อใช้ในงานตรวจสอบโดยเฉพาะให้ใช้งานง่าย ผู้ตรวจสอบภายในที่มีความรู้ด้านสารสนเทศคอมพิวเตอร์น้อย ก็สามารถเรียนรู้ที่จะใช้งานได้ไม่ยาก โปรแกรมสำเร็จรูปชนิดนี้สามารถนำมาลงใช้งานในเครื่องคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ หรือพกพาและเป็นซอฟต์แวร์ สำเร็จรูปที่สามารถใช้งานได้อย่างอเนกประสงค์ (Multipurpose Software ) ดังตัวอย่างต่อไปนี้ 1) คัดเลือกรายการตามเงื่อนไขที่ผู้ตรวจสอบภายในกำหนด (Record Selection) เช่น ดึงรายการสั่งซื้อที่มีจำนวนเงินตั้งแต่ 100,000 บาทขึ้นไป หรือดึงรายการลูกหนี้ค้างชำระเกินกว่าสามเดือนขึ้นไป เป็นต้น 2) จับคู่หรือเปรียบเทียบรายการ (Matching) เช่น แสดงรายการจ่ายสินค้าที่ลูกค้าชำระเงินแล้ว หรือดึงรายการสั่งซื้อที่รับสินค้าก่อนการชำระเงิน เป็นต้น 3) ใช้ในการคำนวณ (Recalculation) 4) ใช้ในการจัดทำรายงานการตรวจสอบ (Reporting) จากแฟ้มข้อมูลที่มี ตัวอย่างของซอฟต์แวร์ตรวจสอบสำเร็จรูป เช่น ACL (Audit Command Language), IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis), Easytrive, CA (computer Associated) เป็นต้น เทคนิคและวิธีการตรวจสอบภายในที่กล่าวมาแล้วข้างต้น เป็นเพียงเทคนิคและวิธีการตรวจสอบโดยทั่วไปที่ผู้ตรวจสอบภายในมักนำไปประยุกต์ใช้ในการตรวจสอบภายใน ซึ่งไม่จำเป็นว่าผู้ตรวจสอบภายในทุกคนจะต้องใช้เทคนิคดังกล่าวเช่นเดียวกันหมด ผู้ตรวจสอบภายในอาจมีเทคนิคการตรวจสอบอย่างอื่นที่เหมาะสมสำหรับหน่วยงานตนเองได้ ขึ้นอยู่กับว่าผู้ตรวจสอบภายในมีความรู้ ความสามารถ ความถนัดและประสบการณ์ในการเลือกใช้เทคนิคการตรวจสอบที่เหมาะสมเพียงใด ที่จะทำให้การปฏิบัติงานตรวจสอบภายในเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม เพื่อให้งานตรวจสอบภายในที่รับผิดชอบได้รับผลสำเร็จ เป็นที่ยอมรับจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ผู้ตรวจสอบภายในจำเป็นต้องนำเทคนิคด้านมนุษยสัมพันธ์และการสื่อสารมาใช้ร่วมด้วยในทุกกระบวนการปฏิบัติงานตรวจสอบภายใน ซึ่งจะได้กล่าวในรายละเอียดต่อไป เทคนิคการใช้หลักมนุษยสัมพันธ์และการสื่อสาร การใช้หลักมนุษยสัมพันธ์และการสื่อสารที่ดีร่วมกับเทคนิคหรือวิธีการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายในจะทำให้การปฏิบัติงานของผู้ตรวจสอบภายในเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพประสิทธิผล โดยได้รับความร่วมมือจากผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่าย ทำให้ได้หลักฐานการตรวจสอบภายใน ซึ่งเป็นข้อเท็จจริงที่นำไปสู่การสรุปผลการตรวจสอบที่ตรงประเด็น เป็นที่เข้าใจและยอมรับของผู้รับการตรวจสอบ 1. เทคนิคมนุษยสัมพันธ์ ที่ผู้ตรวจสอบภายในควรนำมาใช้มีดังนี้ 1) การรับฟังความคิดเห็น 2) การรู้จักให้เกียรติผู้อื่น 3) การนำใจเขามาใส่ใจเรา 4) การปฏิบัติงานด้วยความเป็นกลาง ปราศจากความลำเอียงหรืออคติ 5) การแสดงความตั้งใจที่จะร่วมกันแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างสร้างสรรค์ 2. เทคนิคการสื่อสาร ที่ผู้ตรวจสอบภายในควรฝึกหัดให้สามารถนำมาปฏิบัติได้มีดังนี้ 1) เทคนิคการสอบถามหรือสัมภาษณ์ ผู้ตรวจสอบภายในควรใช้คำถามที่เปิดโอกาสให้ผู้ตอบแสดงทัศนคติและความรู้สึกหรือเป็นคำถามปลายเปิด 2) เทคนิคการนำเสนอที่กระชับ มีวิธีการสื่อสารที่เหมาะสมกับผู้รับ 3) เทคนิคการเขียนรายงาน น่าอ่าน ตรงประเด็น เข้าใจง่าย หลักสำคัญของการสื่อสารที่ดีมีดังนี้ 1) ความเชื่อมั่น: การสื่อสารนั้นต้องมีความเชื่อถือได้ เป็นความจริงไม่ใช่ความเท็จ 2) ความเหมาะสม: การสื่อสารที่ดีต้องเหมาะสมกลมกลืนกับวัฒนธรรมขององค์กร 3) เนื้อหาสาระ: ข่าวสารที่ดีต้องมีความหมายหรือมีประโยชน์กับผู้รับ 4) สม่ำเสมอและต่อเนื่อง: การสื่อสารจะได้ผลต่อเมื่อมีการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง 5) ช่องทางข่าวสาร: ต้องใช้ช่องทางและวิธีการสื่อสารที่ถูกต้อง เหมาะสมกับผู้รับ 6) ความสามารถของผู้รับ: การสื่อสารต้องง่ายและสะดวกที่สุดสำหรับผู้รับ เพื่อให้ผู้รับใช้ ความสามารถและความพยายามในการรับสารให้น้อยที่สุด 7) ความแจ่มแจ้งชัดเจน: ข่าวสารต้องง่าย ชัดเจน ใช้ภาษาที่ผู้รับเข้าใจ ข้อพิจารณาในการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายใน จากที่กล่าวมาข้างต้น จะเห็นได้ว่าเทคนิคและวิธีการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายในมีหลายวิธี การที่ผู้ตรวจสอบภายในจะปฏิบัติงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการตรวจสอบภายในที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น จะต้องเลือกใช้เทคนิคและวิธีการตรวจสอบภายในที่เหมาะสม โดยมีข้อพิจารณาดังนี้ 1. วัตถุประสงค์การตรวจสอบภายใน เป็นตัวกำหนดวิธีการและชนิดของหลักฐานที่จะใช้ในตรวจสอบภายใน ดังนั้น วัตถุประสงค์การตรวจสอบภายในจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่ผู้ตรวจสอบภายในต้องคำนึงถึงในการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายใน เพื่อให้ได้ หลักฐานการตรวจสอบภายในที่เชื่อถือได้และเป็นข้อเท็จจริงที่ตรงประเด็น 2. ความคุ้มค่าและกรอบเวลาในการปฏิบัติงานตรวจสอบ ในการรวบรวมเอกสารหลักฐานการตรวจสอบภายใน ผู้ตรวจสอบภายในต้องพิจารณาถึงความจำเป็น เวลา และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เนื่องจากเทคนิคหรือวิธีการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบแต่ละวิธีมีความยากง่ายและใช้เวลามากน้อยแตกต่างกัน ในขณะที่ผู้ตรวจสอบภายในจะต้องปฏิบัติงานภายในกรอบเวลาที่กำหนด จึงต้องเลือกใช้เทคนิคหรือวิธีการรวบรวมเอกสารที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพโดยหลักฐานการตรวจสอบภายในที่ได้มานั้นให้ประโยชน์ที่คุ้มค่าเมื่อเปรียบเทียบกับเวลาและค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียไป 3. ลักษณะและปริมาณของหลักฐานการตรวจสอบภายใน หลักฐานการตรวจสอบภายในมีความหลากหลายทั้งชนิดและปริมาณ เช่น อาจเป็นเอกสาร หลักฐาน เป็นคำบอกกล่าว สภาพความเป็นจริงที่ปรากฏอยู่ เป็นต้น ซึ่งสามารถใช้เทคนิคการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายในด้วยมือ แต่หากเป็นหลักฐานดังกล่าวมีปริมาณมากหรืออยู่ในลักษณะข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ ผู้ตรวจสอบภายในจำเป็นต้องใช้เทคนิคการตรวจสอบที่ใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย แต่อย่างไรก็ตามไม่ว่าจะเลือกใช้วิธีใด สิ่งที่ผู้ตรวจสอบภายในต้องคำนึงถึงในการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบก็คือจะต้องมีลักษณะที่สำคัญ 4 ประการคือ ความเพียงพอ ความน่าเชื่อ ความเกี่ยวพัน และความมีประโยชน์ ครบทุกองค์ประกอบซึ่งลักษณะดังกล่าว มาตรฐานสากลการปฏิบัติงานวิชาชีพการตรวจสอบภายในกำหนดขึ้น เพื่อให้ผู้ตรวจสอบภายในใช้เป็นเกณฑ์พิจารณาหลักฐานการตรวจสอบ โดยใช้ความระมัดระวังในการพิจารณาเลือกใช้เทคนิคและวิธีการตรวจสอบภายใน เพื่อให้ได้เอกสารหลักฐานการตรวจสอบภายในที่มีความครบถ้วนสมบูรณ์ ข้อพิจารณาในเรื่องลักษณะและปริมาณของหลักฐานการตรวจสอบภายใน มีดังนี้ 3.1 ลักษณะของหลักฐานการตรวจสอบภายในมีทั้งสนับสนุนและโต้แย้ง หากหลักฐานที่รวบรวมได้มีทั้งสนับสนุนและหลักฐานโต้แย้ง ผู้ตรวจสอบภายในต้องมั่นใจว่าได้เก็บหลักฐานหรือฟังความเห็นทั้ง 2 ด้านอย่างครบถ้วนและได้วิเคราะห์อย่างระมัดระวังรอบคอบก่อนสรุปผลการตรวจสอบ 3.2 ปริมาณของหลักฐานที่รวบรวมได้อย่างเพียงพอที่จะพิสูจน์หรือยืนยันความเป็นจริง หากไม่เพียงพอผู้ตรวจสอบภายในต้องขยายหรือใช้วิธีการรวบรวมหลักฐานอื่นเพิ่มเติม เพื่อให้มั่นใจว่าได้ดำเนินการตรวจสอบอย่างเพียงพอแล้ว และสามารถสรุปผลได้อย่างถูกต้อง ในการรวบรวมหลักฐานการตรวจสอบภายในเรื่องหนึ่ง ๆ ผู้ตรวจสอบภายในอาจใช้เทคนิคหรือวิธีใดวิธีหนึ่งหรือหลายวิธี เนื่องจากเทคนิคแต่ละประเภทจะมีความยากง่ายไม่เหมือนกันและให้ผลต่อความเชื่อถือได้ของหลักฐานที่ต่างกัน ดังนั้น ผู้ตรวจสอบภายในต้องมีความรู้ความเข้าใจในเทคนิควิธีการตรวจสอบแบบต่าง ๆ และใช้หลักมนุษยสัมพันธ์และการสื่อสารที่ดีมาประยุกต์ใช้ให้เหมาะสม โดยต้องทราบว่าเมื่อใดควรใช้วิธีใด และในหลายกรณีผู้ตรวจสอบภายในจำเป็นต้องใช้หลายวิธีประกอบกัน จึงจะได้หลักฐานที่มีคุณภาพและเพียงพอ มาตรฐานสากลการปฏิบัติงานวิชาชีพการตรวจสอบภายในไม่ได้กำหนดชัดเจนว่า จะต้องรวบรวมหลักฐานชนิดใด ปริมาณมากน้อยเท่าใดไว้เป็นสูตรสำเร็จตายตัว ดังนั้น ความเพียงพอของหลักฐานจึงขึ้นอยู่กับความรู้ ประสบการณ์และการใช้วิจารณญาณของผู้ตรวจสอบภายใน ซึ่งต้องปฏิบัติด้วยความระมัดระวังและรอบคอบ

36 total views, 3 views today