การออกแบบระบบงาน

ความหมายของระบบงาน

ระบบงาน (Work System) หมายถึง วิธีการที่องค์กรใช้ในการทำงานให้ประสบความสำเร็จ ประกอบด้วยกระบวนการภายใจและแหล่งทรัพยากรต่าง ๆ จากภายนอก ที่จำเป็นต่อการพัฒนาและการส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้แก่ลูกค้า และทำให้องค์กรประสบความสำเร็จในตลาด

ระบบงานเกี่ยวข้องกับบุคลากรขององค์กร ผู้ส่งมอบและพันธมิตรที่สำคัญ คู่สัญญา ผู้ให้ความร่วมมือ และส่วนอื่น ๆ ในห่วงโซ่อุปทาน ที่จำเป็นต่อการผลิตและส่งมอบผลิตภัณฑ์ รวมทั้งกระบวนการทางธุรกิจและกระบวนการสนับสนุน

การตัดสินใจเกี่ยวกับระบบงานเป็นเรื่องระดับกลยุทธ์ ซึ่งครอบคลุมถึงการปกป้องและใช้ประโยชน์จากสมรรถนะหลักขององค์กร และตัดสินใจว่าสิ่งใดองค์กรไม่ต้องดำเนินการเองหรือให้หน่วยงานภายนอกเข้ามาดำเนินการ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและความยั่งยืนในตลาดขององค์กร

กระบวนการทำงาน (Work Process) หมายถึง กระบวนการสร้างคุณค่าที่สำคัญที่สุดภายในองค์กร ซึ่งอาจรวมถึง การออกแบบ การผลิต การส่งมอบ การสนับสนุนลูกค้า การจัดการห่วงโซ่อุปทาน กระบวนการทางธุรกิจ กระบวนการสนับสนุน

กระบวนการทำงานขององค์กร มักเกี่ยวกับ สมรรถนะหลักขององค์กร ปัจจัยที่กำหนดความสำเร็จขององค์กร เทียบกับคู่แข่ง กระบวนการทำงานที่สำคัญขององค์กรต้องดำเนินการให้สำเร็จด้วยบุคลากรขององค์กรเสมอ

แนวทางในการออกแบบระบบงาน

1. พิจารณาวิสัยทัศน์ พันธกิจ สภาพการแข่งขัน
2. ระบุกระบวนการทำงานที่มีอยู่
3. พิจารณาขอบข่าย ภาระหน้าที่ ของแต่ละกระบวนการ
4. พิจารณาความ่เชี่ยวชาญขององค์กร
5. เพิ่ม / ลด กระบวนการ
6. พิจารณาทรัพยากรที่มี / ต้องหาเพิ่ม
7. เขียนแผนภาพความสัมพันธ์ของกระบวนการ
8. พิจารณาผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้ส่งมอบ พันธมิตร ลูกค้า องค์กรกำกับ

ระบบงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลต้องอาศัย

• การออกแบบที่มีประสิทธิผล
• การมุ่งเน้นการป้องกัน
• การปฏิบัติที่เกี่ยวเนื่องกันกับลูกค้า ผู้ส่งมอบ พันธมิตร และผู้ให้ความร่วมมือ และ
• การมุ่งเน้นการสร้างคุณค่าต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั้งหมด การปรับปรุงผลการดำเนินการด้านการปฏิบัติการ การลดรอบเวลา การประเมินผล การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การสร้างนวัตกรรม รวมทั้งการเรียนรู้ระดับองค์กร และ
• การทบทวนอย่างสม่ำเสมอเพื่อประเมินผลความจำเป็นเรื่องการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานของวิธีการทำงานให้สำเร็จ

นอกจากนี้ ระบบงานต้องถูกออกแบบในลักษณะที่ทำให้องค์กรมีความคล่องตัวและมีการปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาขององค์กร ทั้งนี้ ความคล่องตัว หมายถึง ความสามารถในการปรับตัวอย่างรวดเร็ว ยืดหยุ่นและมีประสิทธิผลต่อความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป ความคล่องตัวอาจหมายถึงความสามารถในการเปลี่ยนผลิตภัณฑ์จากแบบหนึ่งไปเป็นอีกแบบหนึ่งอย่างรวดเร็ว การตอบสนองอย่างรวดเร็วต่ออุปสงค์ท่เปลี่ยนแปลงไปหรือสภาวะตลาด หรือความสามารถในการให้บริการที่หลากหลายตามความต้องการของลูกค้าเฉพาะราย ซึ่งขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ขององค์กรและตลาด ความคล่องตัวและการปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาขององค์กรมีส่วนสำคัญเพิ่มมากขึ้นต่อการตัดสินใจในการที่จะว่าจ้างให้องค์กรภายนอกดำเนินการแทนในการทำข้อตกลงกับผู้ส่งมอบที่สำคัญ และในการทำข้อตกลงด้านความร่วมมือในรูปแบบแปลกใหม่

989 total views, 5 views today