Blog 1 (6-4-63) แนวคิดเกี่ยวกับการวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชีเพื่อการบริหารการขาย

Blog 1 (6-4-63) แนวคิดเกี่ยวกับการวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชีเพื่อการบริหารการขาย ในการบริหารธุรกิจ กิจการอาจประสบปัญหาต่างๆ หลายประการ แต่ดูเหมือนว่าการบริหารงานขายจะเป็นปัญหาหนักกว่าด้านอื่นๆ เนื่องจากการบริหารธุรกิจในปัจจุบันโดยเฉพาะการขายต้องอาศัยเทคนิคใหม่ๆ และยังมีปัจจัยอื่นๆ ที่ส่งผลกระทบอีกมาก ผู้บริหารของกิจการบางแห่งอาจพยายามที่จะขายสินค้าให้ได้มากที่สุด โดยไม่คำนึงถึงปัจจัยอื่นๆ การขายผลิตภัณฑ์ให้ได้มากที่สุดอาจไม่ทำให้กิจการได้กำไรสูงสุดเสมอไป เนื่องจากการขายนั้นอาจก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายจำนวนมาก ซึ่งส่งผลให้กำไรลดลง กิจการจึงควรยึดนโยบายที่จะขายผลิตภัณฑ์ให้ได้กำไรสูง ข้อมูลทางการบัญชีสามารถให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้บริหารได้ โดยใช้วิธีการวิเคราะห์การขายและวิเคราะห์ต้นทุน เพื่อช่วยในการบริหารการขาย ซึ่งจะส่งผลให้การขายสินค้านั้น ได้กำไรสูงสุด เทคนิคการบริหารการขาย รวมถึงการวิเคราะห์ต้นทุนต่างๆ (เพื่อกำหนดราคาสินค้า) การวิเคราะห์การขายในอดีต (ทั้งในรูปของปริมาณและราคาเพื่อศึกษาถึงจุดอ่อน แนวโน้ม และข้อควรแก้ไข) การใช้มาตรฐานเพื่อช่วยในการบริหารงานขายและวัดผลงานขาย และการรายงาน (เพื่อให้ผู้บริหารทราบถึงผลการปฏิบัติงานขายเปรียบเทียบกับแผนงานหรือมาตรฐาน) มาตรฐานการขาย ผู้บริหารฝ่ายขายจะกำหนดมาตรฐานการขายจากข้อมูลในอดีต เพื่อคาดคะเนเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต มาตรฐานการขายอาจกำหนดขึ้นในรูปของความหมายของผลที่ได้รับ (เช่น จำนวนลูกค้ารายใหม่ จำนวนหน่วยของสินค้าที่ขาย) หรือความพยายามจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ (เช่น จำนวนใบสั่งซื้อที่ได้รับจากจำนวนครั้งที่พนักงานขายไปพบลูกค้า) ตัวอย่างเช่น หากกิจการได้รับใบสั่งซื้อหรือยอดขายตามปริมาณที่กำหนดไว้ถือว่าพนักงานผู้นั้นทำงานได้ตามมาตรฐาน มาตรฐานที่กำหนดอาจเกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ระหว่างต้นทุนการขายกับยอดขายที่เกิดขึ้น เช่น ร้านขายเฟอร์นิเจอร์แห่งหนึ่งพบว่า การจ่ายค่าโฆษณาเพิ่มขึ้นทุกๆ 100 บาท จะทำให้มีลูกค้าเพิ่มขึ้นหนึ่งคน หรือค่าโฆษณาเพิ่มขึ้น 0.70 บาท จะทำให้ยอดขายเพิ่มขึ้น 1 บาท หากการโฆษณาและการขายเป็นไปตามที่กำหนดไว้ ก็แสดงว่ากิจการบรรลุเป้าหมายของความพยายามและผลลัพธ์ตามมาตรฐาน ตัวอย่างของมาตรฐาน เช่น • มาตรฐานความพยายาม – จำนวนครั้งที่ไปพบลูกค้าในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง – จำนวนครั้งที่ไปพบผู้ที่จะเป็นลูกค้าในอนาคต – จำนวนผู้แทนจำหน่ายหรือตัวแทนจำหน่าย – จำนวนครั้งของการส่งเสริมและค่าใช้จ่าย • มาตรฐานของผลลัพธ์ – จำนวนลูกค้ารายใหม่ – จำนวนหน่วยของสินค้าที่ขาย – จำนวนเงินที่ได้รับจากการขาย – จำนวนกำไรตามเขตขาย กำไรตามผลิตภัณฑ์ หรือกำไรตามวิธีจำหน่าย – จำนวนที่ขายให้กับลูกค้าแต่ละคน – กำไรขั้นต้นของสินค้าแต่ละชนิดที่ขาย • มาตรฐานที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างความพยายามกับผลลัพธ์ – จำนวนใบสั่งซื้อที่ได้รับจากจำนวนครั้งที่พนักงานขายไปพบลูกค้า – จำนวนลูกค้ารายใหม่จากจำนวนครั้งที่พนักงานขายไปพบลูกค้า – ความสัมพันธ์ระหว่างค่าใช้จ่ายในการขายกับปริมาณการขายหรือกำไรขั้นต้น การใช้มาตรฐานการขายมีวัตถุประสงค์เพื่อควบคุมการดำเนินงานด้านการขาย การให้ผลตอบแทน และการกระตุ้นให้เกิดความพยายามในการขาย มาตรฐานการขายจะมีประสิทธิภาพเมื่อมีปัจจัยต่างๆ ดังต่อไปนี้ – มีการตีความหมายของผลต่างระหว่างการปฏิบัติงานจริงกับมาตรฐานและหาสาเหตุอย่าง ทันเวลา – ต้องมีการปรับปรุงอยู่เสมอเมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไป – กำหนดผู้รับผิดชอบไว้ล่วงหน้า – ให้โอกาสแก่ผู้รับผิดชอบในการอธิบายถึงสาเหตุของผลต่าง – ต้องพร้อมที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดทันที – การให้ผลตอบแทนในการปฏิบัติงานจากมาตรฐานการขาย ต้องยุติธรรมและถูกต้อง กิจการบางแห่งใช้โควต้าการขายเป็นสิ่งกระตุ้นหรือทำให้พนักงานใช้ความพยายามในการขายสินค้า อนึ่ง โควต้าการขาย หมายถึง การกำหนดปริมาณ หรือจำนวนเงินในการขายสินค้า ซึ่งมักกำหนดตามพนักงานขาย แผนก สาขา เขต หรือ ฝ่ายต่างๆ กิจการควรคำนึงถึงปัจจัยอื่นๆ ด้วย ในการกำหนดโควต้า เช่น การเก็บเงินลูกค้ารายใหม่ที่ได้มา กำไรขั้นต้น และค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เป็นต้น ดังนั้น การที่กิจการได้ข้อมูลเกี่ยวกับปัจจัยแวดล้อมที่ไม่ถูกต้อง จะทำให้โควต้าที่กำหนดผิดพลาดไปด้วย ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการขาย ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการขายมีขอบเขตกว้างขวางจนในบางครั้งไม่สามารถระบุถึงปัญหาที่แท้จริงได้ ปัญหาดังกล่าวอาจเกิดขึ้นกับกิจการทุกแห่งและทุกขนาด ผู้บริหารฝ่ายขายควรตระหนักว่าวิธีการแก้ปัญหาในอดีตอาจใช้ไม่ได้ผล การวิเคราะห์ข้อมูลจะมีบทบาทใน เพื่อสนับสนุนและเสนอแนะให้ผู้บริหารฝ่ายขายได้ตัดสินใจอย่างมีหลักเกณฑ์ ซึ่งจะช่วยแก้ปัญหาต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น ดังนี้ 1. ปัญหาด้านผลิตภัณฑ์ การตัดสินใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ (เช่น การเลือกผลิตภัณฑ์ การพิจารณาเปลี่ยนแปลงขนาดและประเภทของผลิตภัณฑ์) ควรอยู่ในดุลยพินิจของฝ่ายบริหารระดับต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ส่วนฝ่ายอื่นๆ ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ เช่น ฝ่ายการผลิตจะพิจารณาถึงกำลังการผลิต ฝ่ายการเงินจะพิจารณาถึงความเพียงพอของเงินทุน ในขณะที่ผู้อำนวยการวางแผนฯ จะพิจารณาถึงต้นทุนที่ใช้ในการผลิตและการประมาณกำไรขั้นต้นที่คาดว่าจะได้รับจากผลิตภัณฑ์นั้น 2. ปัญหาเรื่องราคา ต้นทุนเป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งในการกำหนดราคาขายของผลิตภัณฑ์ ฝ่ายบัญชีจะเก็บรวบรวมข้อมูลต้นทุน เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตั้งราคาสินค้า รวมทั้งจัดทำรายงาน เกี่ยวกับราคาขายของผลิตภัณฑ์ต่างๆ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารฝ่ายขาย 3. ปัญหาและค่าใช้จ่าย ฝ่ายบัญชีจะจัดทำงบวิเคราะห์ต้นทุนโดยละเอียด เพื่อช่วยในการอธิบายให้ผู้บริหารฝ่ายขายทราบถึงความแตกต่างของต้นทุนขายในแต่ละช่องทางและค่าใช้จ่าย ขนาดของคำสั่งซื้อ และกำไรจากช่องทางและค่าใช้จ่ายแต่ละทาง 4. ปัญหาเรื่องวิธีการขาย ผู้บริหารฝ่ายขายมีหน้าที่โดยตรงในการแก้ปัญหาเรื่องวิธีการขาย ฝ่ายบัญชีมีส่วนช่วยในการนำเสนอข้อมูลต้นทุนเปรียบเทียบสำหรับวิธีการขายแต่ละวิธี และช่วยคาดคะเนต้นทุนที่จะเกิดขึ้นโดยเฉพาะต้นทุนของสินค้าชนิดใหม่ 5. ปัญหาการจัดองค์การของฝ่ายขาย ปัญหาการจัดองค์การของฝ่ายขาย เป็นปัญหาซึ่งผู้บริหารฝ่ายขายควรรับผิดชอบโดยตรง ฝ่ายบัญชีมีส่วนช่วยในการให้ข้อมูลที่เป็นตัวเลขประกอบการตัดสินใจ เช่น ข้อมูลเปรียบเทียบสำหรับวิธีการจัดองค์การที่แตกต่างกัน 6. ปัญหาการบริหาร งบประมาณและงบการเงินเป็นเครื่องมือช่วยในการบริหารการขาย ดังต่อไปนี้ – งบประมาณการขายและโควต้าการขาย (ซึ่งอาจจัดทำตามเขตขาย ชนิดของสินค้า ประเภทของลูกค้า เป็นต้น) – งบประมาณต้นทุนในและค่าใช้จ่าย – งบกำไรขาดทุนเป็นรายเดือนหรือเป็นงวดๆ เช่น งบกำไรขาดทุนที่จัดทำและนำเสนอตามเขตขาย ประเภทของลูกค้า วิธีการขาย ประเภทของการขาย หรือ สาขาของฝ่ายขาย เป็นต้น – งบแสดงการวิเคราะห์อื่นๆ เฉพาะเรื่อง ซึ่งจัดทำขึ้นเพื่อแก้ไขหรือตรวจสอบผลงาน เช่น การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการบริหารลูกค้าแต่ละประเภท การบริหารค่าใช้จ่ายของสาขาหรือคลังสินค้า การวางแผนส่งเสริมการขายโดยรวบรวมข้อมูลต้นทุนที่เกิดขึ้น ในหน่วยงานขายและวิธีการขายแบบต่างๆ (เพื่อผู้บริหารจะได้พิจารณาถึงแผนงานหรือเครื่องมือที่จะช่วยกระตุ้นให้พนักงานขายเกิดความพยายามในการทำกำไรให้แก่กิจการ) หรือการวิเคราะห์ผลตอบแทนของพนักงานขายในรูปเงินเดือน โบนัส และผลตอบแทนอื่น (เพื่อพิจารณาว่าเป็นไปตามงบประมาณและนโยบายของกิจการ) เป็นต้น

676 total views, 2 views today