Blog 2 (6-4-63) แนวคิดเกี่ยวกับการวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชีเพื่อการบริหารต้นทุนและค่าใช้จ่าย

Blog 2 (6-4-63) แนวคิดเกี่ยวกับการวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชีเพื่อการบริหารต้นทุนและค่าใช้จ่าย ต้นทุนและค่าใช้จ่าย (Distribution Cost) หมายถึง ต้นทุนทุกชนิดที่เกิดขึ้นหลังจากการซื้อสินค้าสำเร็จรูป หรือ หลังจากการผลิตสินค้าจนกระทั่งสินค้านั้นไปอยู่ในมือของลูกค้า จากความหมายนี้จะเห็นว่าต้นทุนและค่าใช้จ่ายไม่ใช่ค่าใช้จ่ายในการขายเพียงแต่อย่างเดียว แต่รวมถึงค่าใช้จ่ายในการบริหารงานและค่าใช้จ่ายทางด้านการเงินอีกด้วย ประเภทของต้นทุนและค่าใช้จ่าย ต้นทุนและค่าใช้จ่ายหมายรวมถึงรายการดังต่อไปนี้ 1. ค่าใช้จ่ายในการขาย (Direct Selling Expense) ได้แก่ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตั้งแต่ได้รับคำสั่งซื้อ ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายของพนักงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการขาย ค่าใช่จ่ายของผู้จัดการฝ่ายขาย ผู้ควบคุมการขาย ค่าใช้จ่ายสำนักงาน และ ค่าใช้จ่ายในการให้บริการทางการขาย 2. ค่าโฆษณาและค่าส่งเสริมและค่าใช้จ่ายอื่นๆ (Advertising and Sales Promotion Expense) ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการส่งเสริมและค่าใช้จ่ายทุกชนิด ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาด้านการตลาด และค่าใช้จ่ายที่เกิดจาการใช้สื่อโฆษณาทุกชนิด 3. ค่าใช้จ่ายในการขนส่ง (Transportation Expense) ได้แก่ ต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายจากการขนส่งสินค้าเข้าหรือออกจากคลังสินค้า 4. ค่าใช้จ่ายคลังสินค้าและค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสินค้า (Warehousing and Storage Expense) ได้แก่ ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการเช่าหรือซื้อสถานที่เก็บรักษาสินค้า ต้นทุนการขนย้าย วัตถุดิบทางตรง ต้นทุนการจดบันทึกและลงบัญชีสินค้า รวมทั้งต้นทุนการจัดส่งสินค้า (ซึ่งได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานเพื่อจัดเตรียมการส่งสินค้า และ ค่าใช้จ่ายในการบรรจุและหีบห่อสินค้า) 5. ค่าใช้จ่ายในการวิจัยตลาด (Market Research Expense) ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการศึกษา โครงการต่างๆ ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายในการบริหาร กิจกรรมการวิจัยตลาด ค่าใช้จ่ายในการรวบรวม ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ และข้อมูลทางการตลาดอื่นๆ 6. ค่าใช้จ่ายทั่วไปในและค่าใช้จ่ายสินค้า (General Distribution Expense) ได้แก่ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ในการจัดจำหน่ายสินค้าภายใต้ความรับผิดชอบของผู้บริหารการขาย ซึ่งไม่ได้กล่าวไว้ในข้อ 1-5 ข้างต้น ซึ่งอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายทั่วไปในการบริหารการขาย ค่าฝึกอบรม ค่าวิจัยตลาด และค่าใช้จ่ายที่เกิดจากหน้าที่งานบริการอื่นๆ เช่น การบัญชี และการเงิน เป็นต้น ความสำคัญของการบริหารต้นทุนและค่าใช้จ่าย กิจการส่วนใหญ่อาจให้ความสำคัญกับการควบคุมต้นทุนการผลิต แต่โดยความเป็นจริงแล้ว ต้นทุนและค่าใช้จ่ายก็มีความสำคัญต่อกิจการเช่นเดียวกับต้นทุนชนิดอื่น เนื่องจากต้นทุนและค่าใช้จ่ายก่อให้เกิดรายได้จากการขาย อย่างไรก็ดี การควบคุมต้มทุนและค่าใช้จ่ายอาจประสบความยุ่งยากมากกว่าการควบคุมต้นทุนการผลิต ผู้อำนวยการวางแผนฯ จึงต้องอาศัยความร่วมมือกับผู้บริหาร การขาย และ อาจนำเทคนิคทางด้านศาสตร์ของการจัดการมาเป็นเครื่องมือในการวัดผล หรือเป็นแนวทางในการกำหนดมาตรฐาน เช่น การศึกษา Time and Motion Study เพื่อกำหนดมาตรฐานหรือเวลามาตรฐานในการทำงานแต่ละชิ้น การควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายไม่อาจใช้วิธีเดียวกันกับการควบคุมต้นทุนการผลิต เนื่องจากต้องอาศัยปัจจัยทางด้านจิตวิทยาและมนุษยสัมพันธ์เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย เช่น ท่าทีและพฤติกรรมของลูกค้า บุคลิกลักษณะของพนักงานขาย เป็นต้น ดังนั้น จึงเป็นเรื่องค่อนข้างยุ่งยากในการกำหนดเวลาที่พนักงานขายจะใช้ในการขายสินค้า 1 ชิ้น หรือเป็นการยากที่จะกำหนดค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้นเพื่อให้ได้มาซึ่งคำสั่งซื้อจากลูกค้า เนื่องจากพนักงานขายจะต้องปรับตัวให้เข้ากับรสนิยมและพฤติกรรมของลูกค้า ในบางครั้ง พนักงานขายอาจใช้เวลาในการพยายามขายอยู่ 2-3 วันต่อลูกค้ารายหนึ่ง แต่ผลปรากฏว่าลูกค้าปฏิเสธที่จะซื้อสินค้า หรือหลังจากที่พนักงานขายได้ใช้ความพยายามในการขายสินค้าแล้ว ลูกค้าอาจเกิดความต้องการซื้อหลังจากที่ไตร่ตรองเป็นช่วงระยะเวลาหนึ่ง ในกรณีเช่นนี้ ลูกค้าอาจติดต่อพนักงานขายคนเดิมหรือคนใหม่ก็ได้ จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่าความพยายามที่พนักงานใช้ไปแต่แรกไม่ได้สูญเปล่า ในทำนองเดียวกัน เป็นการยากที่จะสรุปได้ว่า การโฆษณาหรือการส่งเสริมและค่าใช้จ่ายมีผลทำให้ยอดขายเพิ่มขึ้นมากน้อยเท่าใด หลักการบริหารต้นทุนและค่าใช้จ่าย ในการบริหารต้นทุนและค่าใช้จ่าย กิจการจะใช้หลักเกณฑ์เดียวกับการบริหารต้นทุนการผลิตโดยการกำหนดงบประมาณ (ประมาณการต้นทุนที่จะใช้ในงวดต่อไป) หรือกำหนดเป็นมาตรฐานเพื่อการควบคุม อย่างไรก็ดี การกำหนดมาตรฐานต้นทุนและค่าใช้จ่ายจะมีความยุ่งยากซับซ้อนมากกว่า เนื่องจากสาเหตุที่ทำให้เกิดต้นทุนและค่าใช้จ่ายมีปัจจัยที่เกี่ยวข้องมากมาย ซึ่งส่งผลให้หลักเกณฑ์การกำหนดมาตรฐานต้นทุนและค่าใช้จ่าย ขาดความแน่นอนและไม่มีความชัดเจนเมื่อเทียบกับการกำหนดมาตรฐานของต้นทุนการผลิต ปัจจัยขั้นพื้นฐานในการวางแผนต้นทุนและค่าใช้จ่าย การกำหนดจำนวนต้นทุนและค่าใช้จ่ายขึ้นอยู่กับปริมาณการขาย หน่วยงานที่รับผิดชอบและปัจจัยที่ทำให้เกิดต้นทุนและค่าใช้จ่าย การบริหารต้นทุนและค่าใช้จ่ายอาจทำได้โดยการกำหนดมาตรฐาน การจัดทำงบประมาณและการวิเคราะห์ต้นทุนและค่าใช้จ่าย ในการวางแผนเกี่ยวกับต้นทุนและค่าใช้จ่าย กิจการควรคำนึงถึงปัจจัยพื้นฐานดังต่อไปนี้ 1. ความสัมพันธ์กับการขาย การวางแผนเกี่ยวกับต้นทุนและค่าใช้จ่ายจะต้องพิจารณาแผนการขายเป็นหลัก เนื่องจากต้นทุนและค่าใช้จ่ายจะเกิดขึ้นมากน้อยเพียงไรนั้นมีผลกระทบมาจากยอดขาย วิธีและค่าใช้จ่ายและชนิดของผลิตภัณฑ์ 2. ปัจจัยต่างๆ ที่มีผลกระทบต่อต้นทุนและค่าใช้จ่าย ในทางปฏิบัติเป็นการยากที่จะระบุถึงปัจจัยที่มีผลกระทบต่อต้นทุนและค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ดี กิจการควรติดตามและประเมินผลปัจจัยที่มีผลกระทบต่อผลกำไรของกิจการ ตัวอย่างของปัจจัยดังกล่าว เช่น – ศักยภาพทางการตลาดของแต่ละเขตขาย – ผลิตภัณฑ์ที่สามารถทำกำไรได้สูง – การตั้งราคาที่ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด – ระยะเวลาที่เหมาะสมในการให้สินเชื่อแก่ลูกค้า – ประสิทธิภาพของสื่อโฆษณา 3. มาตรฐานต้นทุนและค่าใช้จ่าย หากกิจการกำหนดมาตรฐานต้นทุนและค่าใช้จ่ายอย่าง สมเหตุสมผล และเป็นที่ยอมรับของผู้ปฏิบัติงาน การประเมินผลและการควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายก็จะมีประสิทธิภาพด้วย 4. งบประมาณต้นทุนและค่าใช้จ่าย งบประมาณต้นทุนและค่าใช้จ่ายควรมีการจัดทำอย่างถูกต้อง เหมาะสม และได้กำหนดแนวทางไว้ที่จะทำให้เกิดยอดขายอย่างชัดเจนการจัดทำงบประมาณ ต้นทุนและค่าใช้จ่ายอาจทำได้โดยการพิจารณาจากแนวโน้มที่ผ่านมาในอดีต การใช้ต้นทุน มาตรฐาน และการพิจารณาถึงองค์ประกอบต่างๆที่เกี่ยวข้องหรือสัมพันธ์กับการดำเนินงาน หลักการขั้นพื้นฐานและผู้รับผิดชอบในการควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย ข้อสังเกตในการกำหนดหลักการขั้นพื้นฐานและผู้รับผิดชอบในการควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย มีดังนี้ 1. จากประสบการณ์ที่ผ่านมา หากฝ่ายบัญชีให้คำแนะนำโดยให้ลดต้นทุนการขาย พนักงานขายและผู้บริหารการขายย่อมไม่พอใจเมื่อทราบว่าเขาจะต้องใช้ความพยายามในการขายมากขึ้น ขณะที่ค่าใช้จ่ายลดลงหรือเท่าเดิม ในกรณีเช่นนี้ ค่าใช้จ่ายในการขายต่อหน่วยจะลดลงหากปริมาณการขายเพิ่มขึ้น (หรือได้ใบสั่งซื้อเพิ่มมากขึ้นหรือมีลูกค้ามากขึ้น) 2. ผู้บริหารฝ่ายขายมีหน้าที่รับผิดชอบที่สำคัญ คือ การขายผลิตภัณฑ์ประเภทที่ให้ผลตอบแทนสูงให้ได้มากที่สุด และ มีหน้าที่ในการควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย โดยทั่วไปแล้ว ผู้บริหารฝ่ายขายจะต้องเพิ่มยอดขาย ในขณะเดียวกันจะต้องลดต้นทุนใน การขายด้วย ดังนั้น ผู้บริหารฝ่ายขายควรทราบว่าต้นทุนและค่าใช้จ่ายในขณะนั้นสูงเกินไปหรือไม่ ในกรณีที่ต้นทุนและค่าใช้จ่ายสูงเกินไป ผู้บริหารฝ่ายขายควรจะทราบต่อไปว่าต้นทุนที่สูงเกินไปนั้นเกิดขึ้นเนื่องจากเขตขายใดและพนักงานขายคนใด ฝ่ายบัญชีสามารถให้ข้อมูลเหล่านี้ได้ ผู้บริหารฝ่ายขายควรวิเคราะห์ต้นทุนและค่าใช้จ่ายอย่างฉลาดและควรมีความรู้อย่างเพียงพอในการตัดสินใจทางการตลาด 3. ถึงแม้ว่าการบริหารต้นทุนและค่าใช้จ่ายจะใช้หลักเกณฑ์พื้นฐานเช่นเดียวกับการบริหารต้นทุนการผลิต แต่ลักษณะการเกิดขึ้นของต้นทุนและค่าใช้จ่ายมีความยุ่งยากและซับซ้อนมากกว่า โดยปกติแล้ว กิจการอาจควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายโดยเปรียบเทียบต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณ หรือมาตรฐานที่กำหนดไว้ และวิเคราะห์ผลต่างที่เกิดขึ้น วิธีการควบคุมดังกล่าวนี้ อาจนำมาใช้ในการควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายได้ โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอและมีลักษณะที่ไม่เกี่ยวข้องกับการขาย เช่น ค่าใช้จ่ายคลังสินค้า แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว วิธีการควบคุมที่ใช้ได้ผลได้แก่ การหลีกเลี่ยงต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและการวิเคราะห์ต้นทุนและค่าใช้จ่าย

675 total views, 3 views today